Automatisierte Einkaufs­prozesse: Wie der DEVK die Implementierung gelang – der Anwenderbericht

Die angespannte Wirtschaftslage und die gesteigerte Komplexität der Regulatorik fordert insbesondere von Einkaufsabteilungen erhöhte Disziplin. Prozesse zu vereinfachen und zu automatisieren, lohnt sich hier besonders. Tristan Klöfer, Abteilungsleiter des zentralen Einkaufs bei der DEVK, erklärt, wie dem Versicherungsunternehmen die Umsetzung gelang.

von Tristan Klöfer, Leiter Abteilung zentraler Einkauf bei DEVK

Der Einkauf der DEVK hat eine Wandlung von einer zuvor dezentralen Struktur hin zu einem zentralisierten Ansatz gemacht. Über die Jahre hinweg etablierten sich im Unternehmen einzelne unterschiedliche Systeme für die Einkaufsprozesse. Diese waren zwar funktional, machten den Einkauf aber insgesamt komplizierter als er sein müsste, und erzeugten so vermeidbare Reibungen. Schließlich kam es im Sommer 2021 dann zum Projektstart zur Einführung der Plattform von Coupa.

Ausgangslage & Herausforderungen

Die Einkaufsprozesse waren zunächst dezentral in den bundesweit über 19 Regionaldirektionen, welche wiederum 1.200 Geschäftsstellen versorgen, organisiert. Häufig liefen sie zudem manuell ab, was wertvolle Zeit bindet, die wir anderweitig gewinnbringender einsetzen könnten.

Zunehmend herausfordernd waren auch gesetzliche Neuregelungen wie etwa die DSGVO, die Verträge grundsätzlich komplexer machten.”

Um hierbei zukünftig effizient bleiben zu können, war es notwendig unsere Einkaufsprozesse zu rationalisieren und speziell den Automatisierungsgrad zu erhöhen.

Ein wichtiger Nebeneffekt ist dabei die bessere Sichtbarkeit aller Einkaufsprozesse, die uns zu fundierteren Evaluierungen verhilft. Zunächst lagen nämlich keine verlässlichen Zahlen vor, die sich hätten auswerten lassen. Daher war auch keine umfassende KPI-Ermittlung möglich.

Die Umstellung hin zum zentralisierten und automatisierten Einkauf erlaubt auch, das Gesamtsystem datenbasiert auszuwerten.”

Potentiale für zukünftige Anpassungen können wir dadurch schneller und leichter erkennen und dann effektiver umsetzen.

Lösungsansatz & Implementierung

Um die Zersplitterung des Einkaufs in diverse Systeme zu überwinden, bedurfte es einer einzelnen Suite, die die Funktionen der bisherigen Systeme abdecken konnte. Anstatt von überkomplizierten Abläufen ausgebremst zu werden, wollten wir so von neugeschaffenen Synergien profitieren.

Für die Auswahl der Suite waren zudem der Preis, die Anwenderfreundlichkeit und die langfristige Betreibbarkeit von entscheidender Bedeutung.”

Bei der Coupa-Plattform fanden wir die passende Funktionalität und Flexibilität.

Wir entschieden uns für eine stufenweise Einführung der Plattform über einen Zeitraum von zwei Jahren, um den Aufwand für unser – in der Spitze vierköpfiges – IT-Team stemmbar zu halten und gleichzeitig möglichst früh von den neuen Funktionen zu profitieren. Die verschiedenen Releases waren modulweise organisiert und modernisierten damit jeweils bestimmte Warengruppen wie etwa Büromaterial, IT oder Facility Management. Das erlaubte uns außerdem die Fachbereiche intensiv beim Design zu involvieren und auf ihre individuellen Bedürfnisse einzugehen. Insgesamt führten wir in diesem Zeitraum vier Releases im laufenden Betrieb durch und testeten hierbei kontinuierlich.

Im zentralen Testmanagement der DEVK sind feste Testmethodiken vorgegeben. Eine interne Testmanagerin hat das Testkonzept entworfen und dessen Durchführung überwacht. Dadurch konnten wir die Tests im Coupa-System strukturiert und zügig durchführen – gefundene Fehler ließen sich dank der einfachen Konfigurierbarkeit von Coupa schnell beheben.

Das System selbst haben wir gemeinsam mit unserem Implementierungspartner Acantis eingerichtet, was dafür sorgte, dass sich das dazugehörige Know-how direkt bei uns intern festigte und so die Instandhaltung und spätere Erweiterungen erleichtert.”

Die Umsetzung eines solchen IT-Großprojekts bringt die Herausforderung mit sich, sich auf eine neue Herangehensweise tiefgreifend einzulassen. Denn die Versuchung ist groß, alte Muster im neuen System zu replizieren, ohne diese zu hinterfragen. Um das Potenzial der Coupa-Plattform für uns umfassend zu erschließen, brauchte es einen entsprechenden „Mind Change“ im Einkaufsteam. Diese neue Denkweise gaben wir schließlich auch an die Endanwender durch Schulungen weiter – klassisch in Präsenz, online über MS Teams oder auch mithilfe von Kurzvideos, die direkt auf der Coupa-Plattform abgerufen werden können.

Sichtbarkeit & Automatisierungsgrad

Im Ergebnis sind die Einkaufsprozesse nun erheblich besser sichtbar, was wiederum die Lieferantenumsätze deutlich transparenter macht. Zudem sind die End-to-End-Prozesszeiten jetzt erstmals messbar und haben mit aktuell 2,5 Tagen bereits ein respektables Tempo. Für die einzelnen Abteilungen bedeutet die Umstellung außerdem eine größere Autonomie, da sie bei Informationen und Auskünften nun unabhängiger von der Einkaufsabteilung sind. Die Plattform konnten wir so implementieren, dass sich viele Fragen direkt von Mitarbeitenden in den Abteilungen selbst klären lassen und so für die Einkaufsabteilung zusätzliche Ressourcen frei werden.

Der Automatisierungsgrad bei Bestellungen ist nach der Einführung von zuvor null Prozent auf 43 Prozent gestiegen bei insgesamt rund 6.000 Bestellungen im Jahr 2023.”

Diesen Anteil möchten wir noch weiter erhöhen – einen soliden Anfang haben wir dafür geschaffen.

Bereit für die nächsten Etappen

Nach der mittlerweile abgeschlossenen Einführung der Coupa-Plattform für alle Warengruppen stehen für uns weitere Aufgaben an, wie etwa das Supplier Information Management zu implementieren oder die Prozesse noch weiter zu optimieren. Das Fundament dafür ist errichtet und wir können darauf aufbauen. Auch kommende Regulierungen beschäftigen uns, wie etwa die EU-Verordnung zur E-Rechnung. Hier konnten wir schon starten, da Coupa E-Invoicing proaktiv als Standardfunktion auf der Plattform anbietet. So nutzen wir seit der Einführung das CXML-Format.

Compliant Invoice Checking und X-Rechnung sind ebenfalls möglich – die Adaption liegt dabei allerdings bei den Lieferanten.”

Auch durch die Community-Events mit anderen Anwendern der Plattform und die regelmäßigen Rücksprachen mit Coupa sehen wir uns für kommende Herausforderungen gewappnet. Wir haben nun alle Voraussetzungen, um unsere Einkaufsprozesse dauerhaft effizient zu halten, so die Kosten effektiv zu kontrollieren und den Betrieb reibungslos zu gestalten.Tristan Klöfer, DEVK