Steuern Sie auf eine Compliance-Katastrophe zu?

Die vorschriftsgerechte Datenverwaltung ist in allen Organisationen generell ein schwer zu navigierendes Gewässer. Sowohl die Datenmenge als auch die Vorschriften, diese zu verwalten, wachsen kontinuierlich. Gleichzeitig entwickeln sich die Anforderungen an Datenschutz und -sicherheit und die dafür genutzten Technologien ständig weiter. Das System wird also immer komplexer und für Organisationen in allen Branchen bedeutet dies, dass sie sich noch mehr Gedanken darüber machen müssen, alle Vorschriften einzuhalten. Die steigende Komplexität hat auch direkten Einfluss auf IT-Budgets. Die Unternehmensberatung Accenture prognostiziert, dass die Kosten für die Einhaltung von Vorschriften in den nächsten Jahren um bis zu 30 Prozent steigen werden. Modernes Datenmanagement kann helfen, Compliance-Probleme zu beseitigen.

von Sasche Hempe, Regional Sales Manager DACH bei Datadobi

In stark regulierten Branchen ist es selbst für hochkarätige Teams schwierig, immer einen korrekten Überblick darüber zu behalten, ob alle Unternehmensdaten jederzeit korrekt gespeichert sind. In vielen Branchen müssen Unternehmen aufgrund der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) genau darauf achten, wie lange sie personenbezogene Daten aufbewahren. Zudem müssen sie  sicherstellen, dass sie diese keinen Tag länger als nötig aufbewahren. Im Finanzsektor gibt es Vorschriften wie etwa SEC 17a-4, dass bestimmte Daten so aufbewahrt werden müssen, wie sie sind – es dürfen keine Änderungen oder Löschungen vorgenommen werden. Jede Branche hat ihre eigenen Datenregeln, und es kann unter Umständen schwierig werden, alles im Auge und im Griff zu behalten. Gleichzeitig können sich Unternehmen kaum Ausrutscher erlauben. Verstößt man gegen die Regeln und es geht etwas schief, kann das zu empfindlichen Geldstrafen, irreparablem Rufschaden und langwierigen und folgenschweren Rechtsstreitigkeiten führen.

Dauer der Datenspeicherung bringt Unternehmen in die Zwickmühle

Unternehmen befinden sich in einer Zwickmühle. Einerseits könnten sie mit Strafen belegt werden, wenn sie Daten nicht lange genug aufbewahren. Andererseits drohen ihnen Geldstrafen, wenn sie die Daten zu lange speichern. Und da sich die Vorschriften ständig ändern und die geschäftlichen Anforderungen zunehmen, müssen Unternehmen die Einhaltung aller Vorschriften und Richtlinien bei der Datenspeicherung für alle vorgehaltenen Daten ständig im Blick behalten.

Der Druck auf die Teams, die den Überblick behalten sollen, wird immer größer. Diese Mammutaufgaben können manuell längst nicht mehr geleistet werden. Kein Wunder also, dass die Nachfrage nach Technologien steigt, die bei der Einhaltung von Vorschriften bei der Datenspeicherung helfen sollen. Daher lohnt es sich, einen Blick auf die Verwaltung unstrukturierter Daten zu werfen.

Unstrukturierte Daten machen je nach Branche gut 90 Prozent aller Daten aus. Lösungen zur Verwaltung dieser Daten können Unternehmen dabei halfen, unstrukturierte Daten in den Griff zu bekommen und gleichzeitig Risiken und Kosten zu senken. Moderne Plattformen für die Verwaltung unstrukturierter Daten bieten zahlreiche fortschrittliche Funktionen, die helfen können, sich in der Compliance-Landschaft leichter zurechtzufinden.

Plattformen für das Datenmanagement unstrukturierter Daten

Moderne Plattformen für die Verwaltung unstrukturierter Daten müssen einen vollständigen Einblick in die Datenlandschaft bieten, inklusive der Eigentümer der Daten und aller Datenbewegungen und Aktivitäten. Da kein Unternehmen wie das andere ist, müssen solche moderne Plattformen sehr flexible Dashboards und Berichte bieten, die genau auf die Bedürfnisse von Organisationen zugeschnitten werden können. Eine so flexibel angepasste Verwaltung ist effizienter und macht die Arbeit der Teams leichter. Zu den Kernfunktionen moderner Lösungen für das Management unstrukturierter Daten gehören außerdem Funktionen für Datenmobilität für Migrationen, Archivierung und Datenlöschung unter Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Auf der Seite der Datensicherheit gewährleisten Funktionen wie etwa Advanced Integrity Protection (AIP) ein Höchstmaß an Datensicherheit. Dies ist insbesondere für Branchen von entscheidender Bedeutung, in denen Datenschutzverletzungen zu erheblichen rechtlichen und finanziellen Strafen führen können. Dort müssen auch strenge Vorschriften eingehalten werden, um Daten richtig zu kennzeichnen und zu klassifizieren. Moderne Plattformen bieten hierfür Funktionen, um Daten besser zu organisieren und sicherzustellen, dass sich die Daten zur richtigen Zeit am richtigen Ort befinden. Richtlinienbasierte Datenbewegungen erleichtern darüber hinaus die Archivierung, Bereinigung und andere Datenverwaltungsaktionen auf der Grundlage vordefinierter Richtlinien – und gewährleisten so die kontinuierliche Einhaltung von Branchenvorschriften ohne ständiges manuelles Justieren.

Fazit: Aktives Datenmanagement kann Compliance-Katastrophen verhindern

Die Speicherung von Daten wird kontinuierlich komplexer und es wird immer schwieriger, jederzeit alle Vorschriften einzuhalten. Data-Compliance ist insbesondere für stark regulierte Branchen entscheidend, die über jedes Bit verarbeiteter Daten Rechenschaft ablegen müssen. Manuell ist diese Aufgabe schon lange nicht mehr zu bewältigen.

Zuhilfe kommen moderne Plattformen für das Management unstrukturierter Daten, die die Mehrheit aller Daten darstellen. Idealerweise als herstellerunabhängige Software verwalten diese Lösungen heterogene Speicherinfrastrukturen mit zahlreichen fortschrittlichen Funktionen, die komplette Übersicht verschaffen, flexibel anpassbar sind, und selbst strengste Vorschriften für Kennzeichnung und Klassifizierung einhalten können. So lassen sich Datenschutzverletzungen vermeiden, Migrationen umsetzen, sowie Daten sicher und einfach archivieren oder löschen. Gleichzeitig helfen die Plattformen, Kosten für die Verwaltung der Daten zu senken, indem sie beispielsweise inaktive oder verwaiste Daten aufspüren und löschen können. So bewaffnet können IT-Manger ruhig schlafen und sicher sein, dass ihre Unternehmen auch die gefährlichsten Compliance-Katastrophen aktiv umschiffen können. pp