LVM steigt von Linux & Notes auf Microsoft 365 um – der LVM-Anwenderbericht

Mit dem Umstieg auf  die Standardproduktfamilie schafft der Versicherer mehr Flexibilität, Benutzerfreundlichkeit und Mobilität. Der Modern Workplace von Microsoft motiviert die Nutzenden zu mehr eigenständiger Gestaltung von Arbeitsprozessen. Dediziertes Change Management sorgt für hohe Akzeptanz und nachhaltige Begeisterung.

von Bianca Nunnemann und Alfred Isenbeck, LVM

In der Vergangenheit hat die LVM einen Best-of-Breed-Ansatz basierend auf Linux und IBM Notes für die zentrale Client-Infrastruktur verfolgt, der viele Vorteile insbesondere mit Blick auf Sicherheit und Bandbreitennutzung bot. Zugleich erforderten Umsetzung und Pflege jedoch selbst für Standardfunktionalitäten viele Ressourcen und aufwändige Integrationen. Bei aller Perfektion – auf dieser Basis wurde immerhin das beste Agentursystem der Branche entwickelt – stellten sich zunehmend Fragen zur Veränderungsfreundlichkeit, Nutzerakzeptanz und Bedienbarkeit. Zudem zeichnete sich ein Ende der Unterstützung und Weiterentwicklung für IBM Notes ab.

In Summe sprach letztlich vieles für einen Wechsel von Linux auf Windows 10 und von Notes auf Microsoft 365.

Zusammengefasst unter dem Ziel „Modernes Arbeiten“ versprachen der Umstieg von individuellen Lösungen hin zur Standardisierung mehr Flexibilität, Benutzerfreundlichkeit und Mobilität bei reduziertem Aufwand.”

Im Modern Workplace von Microsoft greifen alle Anwendungen bereits im Standard nahtlos ineinander und arbeiten wie aus einem Guss miteinander.

Agile Projektmethode und externe Unterstützung

Aus vielen Projekten und zahlreichen Integrationen ist ein reicher Erfahrungsschatz vorhanden und die IT ist als Enabler und Gestalter von Prozessen im Unternehmen etabliert. Die technische Einführung eines neuen Betriebssystems und neuer Client-Lösungen stellte per sé also kein Problem für das IT-Team dar. Trotzdem entschied sich die LVM, sich beim Umstieg auf die Microsoft-Plattform von einem Beratungsunternehmen mit hoher Kompetenz sowohl in der Technik als auch Sicherheitsfragen begleiten lassen und – erstmals bei einem Projekt dieser Größe – agile Methoden und eine externe Projektleitung einsetzen.

Jede neue Lösung kann noch so gut sein – wenn sie von den Anwendern nicht genutzt wird, hat man nur eine teure IT-Investition, deren Effekt verpufft. Deshalb war dem Team klar, dass ein solches Projekt nur mit dediziertem Change Management erfolgreich sein kann und auch dafür sollte der Projektpartner Know-how mitbringen. Die Entscheidung fiel auf das Paderborner Unternehmen Net at Work, das mit einem erfolgreichen Track-Record in zahlreichen ähnlich gelagerten Projekten und konkreten Change-Management-Angeboten überzeugte.

Microsoft Teams als Glücksfall in der Pandemie

Als erstes wurden die rund 4000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Innendienst mit neuer Hardware sowie Windows 10 und dem Microsoft-Office-Paket ausgestattet. Parallel wurden die betroffenen E-Mail-Konten von Notes auf Exchange migriert. Die enorme Menge an Nutzerinnen und Nutzern machte eine zeitweise Koexistenz der Plattformen notwendig.

In der Corona-Pandemie – als rund 90 Prozent der Angestellten kurzfristig ins Homeoffice mussten – erwies sich der Umstieg auf die Microsoft-Welt als Glücksfall. Durch die vorgezogene Einführung von Microsoft Teams konnten größere Brüche in der Zusammenarbeit vermieden werden.”

Die Beschäftigten nutzen nun Chats und Videocalls, um sich wie bisher nahtlos mit ihren Kolleginnen und Kollegen auszutauschen und arbeiten über Teams und Office gemeinsam an Dokumenten.

Auch die interne Telefonie als integrierte Funktion in Teams wurde von den Mitarbeitenden sehr gut angenommen. Deshalb plant die LVM zukünftig, die Telefonie via Teams weiter auszubauen und Direct Routing für externe Gespräche einzuführen.

Als Teil der Kritischen Infrastruktur und durch entsprechende Auflagen der BaFin sind die Anforderungen an Sicherheit und Datenschutz bei der LVM generell sehr hoch und mussten auch beim Wechsel zu Microsoft und in die Cloud gewährleistet werden.

Mit Windows Hello wurde die Sicherheit der Authentifizierung deutlich erhöht. Zu den Maßnahmen gehörte auch, die Anwenderinnen und Anwender entsprechend zu schulen, um ihr Consumer-Verhalten aus dem Privatbereich in Bezug auf Datenschutz und Sicherheit businesstauglich zu machen.”

Es war der LVM wichtig, auch in der Microsoft-Welt ihrem individuellen Bedarf an Integrationen und Prozessen gerecht zu werden, um besseren Kundenservice bieten zu können, den Automatisierungsgrad zu erhöhen oder die Nutzung zu vereinfachen. Net at Work entwickelte dafür beispielsweise ein individuelles Outlook-Plugin, mit dem E-Mails von Kunden direkt in der Kundenakte abgelegt und archiviert werden können. Technisch umgesetzt wurde dies durch Azure Functions, das an Microsoft 365 angebunden wurde.

Neuer Mindset: Gestalten statt Konsumieren

Für die Beschäftigten bedeutete der Umstieg auch eine Veränderung im Mindset: gab es bisher eng gesteckte Grenzen und genaue Vorgaben von der IT, sollten die Mitarbeitenden bzw. deren Abteilung nun durch das breite Microsoft Werkzeugportfolio mehr Freiheiten bei der Ausgestaltung ihrer Arbeitsumgebung und Prozessunterstützung erhalten und gleichzeitig mehr Verantwortung für Sicherheit, Effizienz und Compliance übernehmen.

Vorschlag Marginale:

Gestalten statt Konsumieren lautete das neue Credo – mit dem User im Mittelpunkt.“

Nun sollte den Usern aber nicht nur die neue Technik hingestellt werden, sondern sie sollten mitgenommen werden auf eine Reise mit dem Motto „Abenteuer Zukunft“, die sie am Ende zu einer vollkommen neuen Arbeitsweise führen wird. Alle auf dieser Reise entstehenden Sorgen und Ängste galt es ernstzunehmen und entsprechend konkret zu adressieren. Das Projektteam folgte dabei dem Modell des Golden Circle nach Simon Sinek, der das – durchaus emotionale – WARUM des Handelns in den Mittelpunkt stellt. Erst wenn klar ist, warum oder zu welchem Zweck das Unternehmen in den Veränderungsprozess geht, entsteht Akzeptanz dafür und kann gemeinsam die Ausgestaltung des Wandels mit dem WIE und später dem konkreten WAS angegangen werden. Demnach gehen die Mitarbeitenden mit Loyalität, Vertrauen und Motivation mit in den Veränderungsprozess, wenn sie nicht als Schutz vor Überforderung entmündigt, sondern aktiv daran beteiligt werden.

134 Botschafter für Modernes Arbeiten als Schlüssel zum Erfolg

Für diese aktive Beteiligung wurde bei der LVM zunächst ein interdisziplinäres Change-Management-Team gebildet mit Vertreterinnen und Vertretern aus den Bereichen Schulung, Kommunikation, IT, angestellter Außendienst sowie Change-Management-Experten der Net at Work.”

Auch der Betriebsrat wurde eingebunden und lieferte wertvollen Input zu den Sorgen und Nöten der Mitarbeitenden.

Als Fortführung der User-Nutzen-Fokussierung aus dem Golden-Circle-Ansatz setzten LVM und Net at Work gemeinsam auf die bewährte Change-Management-Methode Prosci® ADKAR. Das Modell dient ebenfalls dazu, Benutzerakzeptanz für die Change-Prozesse zu schaffen, die Mitarbeitenden für die neuen Tools und die digitale Zusammenarbeit zu begeistern und sie Schritt für Schritt an die neuen Lösungen heranzuführen. Dabei werden die fünf Aspekte Awareness (Bewusstsein), Desire (Wunsch), Knowledge (Wissen), Ability (Fähigkeit) und Reinforcement (Verankerung) berücksichtigt. Mit diesem Modell wurden alle Maßnahmen strukturiert, geplant und anschließend umgesetzt.

Ein zentraler Erfolgsbaustein war dabei das breit angelegte Botschafter-Konzept: 134 Botschafterinnen und Botschafter für den Wandel zum Modernen Arbeiten konnten dafür abteilungsübergreifend und über alle Altersklassen hinweg gewonnen werden. Ihnen wurden die neuen Tools als Erstes präsentiert. Sie konnten sich miteinander austauschen und vernetzen, neue Ideen diskutieren und aktiv an der Gestaltung des Modern Workplace mitarbeiten. So erlebten die Botschafter direkt die Vorteile und den Nutzen der neuen Lösungen. Die neuen Methoden und Tools stellten sie dann wiederum in kleineren Meetings in den jeweiligen Fachbereichen ihren Kolleginnen und Kollegen vor. So entstand eine eng verzahnte, übergreifende kontinuierliche Zusammenarbeit, die es im Unternehmen in dieser Form bislang noch nicht gegeben hatte.

Die Reise-Metapher aufgreifend wurden für den Projektzeitraum in der Eingangshalle am Unternehmenssitz ein Wanderrucksack, Wanderstöcke und ein Monitor platziert. Auf einer eigens für den Rollout angelegten Seite im Intranet hatten die Mitarbeitenden jederzeit die Möglichkeit, die aktuellen Flugpläne – die Rollout-Pläne – einzusehen und so festzustellen, wann für sie das Onboarding in den Microsoft Modern Workplace erfolgen würde. Zudem erhielten sie ein persönliches Flugticket in Richtung „Abenteuer Zukunft“.

Auch in der Mitarbeiterzeitschrift und einem digitalen Adventskalender mit dem „Tip of the Day“ wurde das Change-Projekt aufgegriffen und war deshalb für die Beschäftigten allgegenwärtig. Außerdem wurde eine Zukunftswerkstatt in Betrieb genommen – dort wurden beispielsweise neue Hardware-Konzepte wie das Microsoft Surface Hub vorgestellt.

Die innovative Einbindung der User zeigte rasch Erfolg: Mit großer Begeisterung wurden die neuen Werkzeuge von den Nutzerinnen und Nutzern erwartet und eingesetzt.”

Durch die umfassenden Change-Management-Maßnahmen wurde das Projekt in Bezug auf Akzeptanz zum Selbstläufer, weil die Mitarbeitenden gemerkt haben, welche Vorteile sie davon haben.

Vorschlag Marginale:

Selten hatten wir ein IT-Projekt, bei dem die Nachfrage und der Run darauf so hoch waren.“

Gerüstet für die Zukunft

Nach und nach entstand bei der LVM ein Modern Workplace, der kontinuierlich weiter ausgebaut wird. Auf dem Projektplan stehen beispielsweise weitere Security-Maßnahmen, die Einführung von OneDrive und die Datenhaltung in der Cloud sowie die vollständige Umstellung der Telefonie.

Mit diesem Projekt wurde ein Fundament gegossen, auf dem die LVM nun weiter aufbauen kann. Nach der Ausstattung des Innendienstes sollen als Nächstes die bereits darauf wartenden fast 8000 Nutzerinnen und Nutzer in der Außenorganisation von den neuen Methoden profitieren.

Das Projektteam kann das Projekt nun langfristig weiterentwickeln. Nicht nur in Bezug auf technische Aspekte, sondern auch und vor allem in Bezug auf das Change Management, das in zukünftigen Projekten in ähnlicher Form wieder angewandt werden soll. So hat die LVM nicht nur eine neue Technologie eingeführt, sondern auch noch an methodischem Know-how gewonnen.

Der agile Leitspruch von Net at Work ‚machen, messen, lernen‘ hat das Team absolut überzeugt. Es war richtig, sich auf diese neue Vorgehensweise einzulassen.”

Die Microsoft-Plattform und der methodische Ansatz erzeugte echte Begeisterung. Das Potenzial der Standardlösungen kann voll ausgeschöpft und zugleich können Dinge dort individuell verbessert werden, wo sie hohen Nutzen erzeugen.Bianca Nunnemann und Alfred Isenbeck, LVM