IFB setzt bei Corona-Soforthilfe auf SAP

In kürzester Zeit erstellte der Walldorfer Software-Konzern SAP für die Hamburgische Investitions- und Förderbank (IFB Hamburg) ein Web-Portal, damit Unternehmer möglichst einfach die Anträge auf Soforthilfe einrichten können. Nun sollen Zug um Zug auch die Backend-Prozesse in die Cloud-Anwendung integriert werden.

 

Am 30. März um 23:57 Uhr war es soweit: endlich funktionierte das bereits früher am Tag freigeschaltete Portal unter www.ifbhh.de und die Anträge konnten erfolgreich gestellt werden. Der Druck auf die Bank und SAP war groß, denn viele Unternehmer der Hansestadt befürchteten, die Fördertöpfe könnten von Antragstellern anderer Bundesländer bereits geleert sein, bevor sie überhaupt ihren Bedarf anmelden können.

Tatsächlich musste das Portal einen erheblichen Ansturm bewältigen: Bis 1. April, 8:00 Uhr, also innerhalb von 32 Stunden, registrierten sich 38.000 Antragsteller. 23.000 Antragsverfahren wurden gestartet, 16.500 Anträge wurden abgeschickt. Bis zu 200.000 Aufrufe der Seite verzeichnete die IFB innerhalb einer Stunde. Bis zum Ende der ersten Woche dürften rund 100.000 Anträge auf nicht rückzahlbare Soforthilfe eingegangen sein. Nach Angaben des Hamburger Senats gab es die ersten Auszahlungen in weniger als 24 Stunden.

Basis liefert SAP Coud Platform

Von Anfang an war klar, dass mit dem Start der Soforthilfe am 30. März eine Antragsflut eingehen würde, die nur mit einer zusätzliche IT-Infrastruktur bewältigt werden kann. Im Auftrag der IFB Hamburg hat SAP daher eine Cloud-Anwendung entwickelt, die es ermöglich, Antragstellung und Bearbeitungsprozesse erheblich zu beschleunigen.

Im Interesse der von Corona betroffenen Unternehmen sollte die Antragstellung nicht wie sonst üblich über PDF-Formulare erfolgen. So entschied man sich für eine Datenerfassung direkt in Web-Formularen. Dies erleichtert den manuellen Aufwand und eröffnet die Möglichkeit zur automatisierten Verarbeitung auf Seiten der Bank.

„Die Bundesregierung hat eine bemerkenswerte Soforthilfe auf die Beine gestellt, die in einigen Ländern wie zum Beispiel Hamburg um weitere Haushaltsmittel ergänzt werden. Die zu erwartende Antragsflut lässt sich nur mit geeigneten IT-Prozessen bewältigen.“

Nikolaus Hagl, Leiter Public Services & Energy bei SAP

Wichtige Grundpfeiler bei der Entwicklung der Anwendung waren aber auch die nötigen Security-Mechanismen, um eine sichere Dateneingabe und -verarbeitung zu gewährleisten. Ebenso galt es, alle Datenschutzvorgaben zu erfüllen. Und nicht zuletzt musste sichergestellt sein, dass genügend Verarbeitungskapazitäten bereitstehen, damit das System unter der Last der Anträge nicht zusammenbricht. Daher setzt die Anwendung auf der SAP Cloud Platform auf, in der die benötigten IT-Ressourcen nach Bedarf skaliert werden können.

Work in Progress

Mit dem erfolgreichen Start des Portals sind die Arbeiten für die SAP-Experten und die Entwickler der IFB noch lange nicht beendet. Prozessbegleitend wird das Online-Verfahren weiter optimiert. So werden Anregungen und Beschwerden der Nutzer kontinuierlich aufgegriffen, um die Antragsstellung zu verbessern und zu vereinfachen. Dazu werden auch Info-Seiten und FAQ-Beschreibungen ständig aktualisiert und erweitert.

Das Online-Verfahren bietet den Vorteil, dass bereits vor der Absendung des Antrags geprüft werden kann, ob alle benötigten Angaben vorhanden sind. Dazu zählen Identität und Steuer-Nummer des Antragstellers sowie Handelsregister-Eintrag, Registerauszug oder Gewerbeanmeldung des Unternehmens. Des weiteren Angaben zu Angestellten und Löhnen, Mieten und Pachten sowie weiteren regelmäßigen Betriebskosten und den bisherigen Umsätzen.

Automatisierte Verarbeitung folgt

Im nächsten Schritt sollen nun weitere Backend-Prozesse in das System integriert werden, um Plausibilitätsprüfungen und die Kontrolle der Förderrichtlinien digital zu unterstützen. Damit reduziert sich der manuelle Aufwand der Antragsprüfung, so dass die Bearbeitung beschleunigt werden kann – das heißt auch: dass die dringend benötigten Gelder schneller an die Unternehmen in der Hansestadt ausgezahlt werden können.

Dabei kann SAP bereits auf Erfahrungen aus anderen Bereichen der öffentlichen Förderung setzen. So hat das Unternehmen bereits ein ähnliches Projekt zur Agrarförderung gemeinsam mit der Wirtschafts- und Infrastrukturbank Hessen (WIBank) umgesetzt. Hier wurde ebenfalls auf Basis der SAP Cloud Platform ein vollständig digitaler Workflow implementiert, der von der Antragserfassung über die Berechnung bis hin zur Auszahlung reicht. Während aktuell bei der Corona-Soforthilfe lediglich zwei Programme koordiniert werden müssen – die Unterstützung des Bundes und des Landes –, sind es bei der Agrarförderung 20 verschiedene Förderverfahren der EU, die hier abgebildet werden. hj