Studie: Digitale Dokumentenprozesse stärken die Geschäftskontinuität

Die Digitalisierung von Dokumentenprozessen ist nicht nur ein operativer Bedarf, sondern wird in der Pandemie zunehmend zu einer strategischen Notwendigkeit. Unternehmen mit digitalem Dokumentenmanagement verzeichnen auch in der Coronakrise weniger potenziellen Umsatzverlust. Digitale Dokumentenprozesse verbessern die Kundenzufriedenheit und die Remote-Arbeit vom Home-Office aus. Das zeigt eine aktuelle Studie von Forrester Consulting im Auftrag von Adobe.

Digitale Dokumentenprozesse entwickeln sich in Zeiten der globalen Corona-Pandemie zunehmend vom operativen Bedarf zur geschäftlichen Notwendigkeit: 70 Prozent der europäischen Entscheider in Unternehmen aus den Bereichen IT und dem operativen Geschäft sind davon überzeugt, dass sie ihre Geschäftskontinuität durch die Digitalisierung von Dokumentenprozesse auch unter unvorhergesehenen Umständen besser aufrechterhalten können. Dies ist das Ergebnis der Thought Leadership-Studie „Digitale Dokumentenprozesse – von einer Best Practice zu einer geschäftlichen Notwendigkeit“ (Westeuropa im Fokus), die das Marktforschungsinstitut Forrester Consulting im Auftrag von Adobe durchgeführt hat.

Vor allem bei digitalen Kundenprozessen und der Zusammenarbeit der Mitarbeiter bei der Remote-Arbeit leisten digitale Dokumentenprozesse einen wichtigen Beitrag zum Geschäftserfolg. So verzeichnen Unternehmen mit einer höheren Einführungsrate bei digitalen Dokumentenprozessen fünf Mal mehr Verbesserungen bei der Aufrechterhaltung ihrer Geschäftskontinuität und damit weniger potenziellen Umsatzverlust als Unternehmen mit einem minimalen Anteil an digitalen Dokumentenprozessen. Insgesamt rechnen Europas Entscheider mit 18 Prozent potenziellem Kundenverlust und sogar 34 Prozent potenziellem Umsatzverlust wegen fehlender digitaler Alternativen in der Bereitstellung einer konsistenten Customer Experience (CX) und Employer Experience (EX). 62 Prozent der europäischen Unternehmen planen daher, die Nutzung digitaler Dokumentenprozesse in den nächsten zwölf Monaten einzuführen oder weiter auszubauen. Die Ausgaben für die Digitalisierung von Dokumenten-Workflows sollen im gleichen Zeitraum um durchschnittlich 57 Prozent steigen.

Digitale Prozesse für mehr Kundenzufriedenheit

Während früher vor allem Kostensenkungen das Ziel waren, betont heute fast jeder zweite Entscheider (46%) die höhere Kundenzufriedenheit als Hauptnutzen digitaler Dokumentenprozesse (gegenüber 27% vor der Pandemie). Vor allem Funktionen der E-Signatur gelten als hilfreich zur Aufrechterhaltung der Geschäftskontinuität. Hauptgrund dieser Entwicklung ist die zunehmende Online-Interaktion im Zuge der Pandemie, die den persönlichen Kundenkontakt in vielen Fällen ersetzt. Die Digitalisierung von Dokumenten-Workflows ermöglicht es den Unternehmen, ihre Kunden auch online zu erreichen. In der unternehmerischen Praxis funktioniert das noch längst nicht so: Nur 14 Prozent der Unternehmen setzen bereits ausschließlich auf digitale Dokumenten-Workflows. Aber 74 Prozent geben an, dass sie bislang eine Mischung aus digitalen und physischen Dokumentenprozessen verwenden.

Digitale Dokumentenprozesse verbessern die Zusammenarbeit

Home-Office und Remote-Arbeit sind aktuell die Schlagworte. Nach Ansicht der befragten Entscheider wird das auch auf Dauer Bestand haben: Aktuell gehen sie davon aus, dass 38 Prozent ihrer Belegschaft auch nach der Pandemie remote arbeiten werden. Digitales Dokumentenmanagement bietet den Mitarbeitern dabei eine zentrale Möglichkeit, noch besser und produktiver zu arbeiten. 70 Prozent der Befragten sind sich sicher, dass ihre Mitarbeiter dank solcher Lösungen effektiver remote zusammenarbeiten können. Weitere 42 Prozent sagen, dass sie die Produktivität der Mitarbeiter und die Zeitersparnis nach der Pandemie weiter verbessern werden. Die Integration digitaler Dokumentenprozesse in alltägliche Produktivitätsanwendungen ist für 65 Prozent daher sehr wichtig oder eine kritische Anforderung geworden.

Über die Studie

Die globale Studie „Digitale Dokumentenprozesse – von einer Best Practice zu einer geschäftlichen Notwendigkeit“ wurde von Mai bis Juni 2020 durch das Marktforschungsinstitut Forrester Consulting im Auftrag von Adobe durchgeführt. Per Online-Umfrage wurden 450 Entscheidungsträger aus den Bereichen IT und dem operativen Geschäft von Unternehmen in Europa, Nordamerika und dem APAC-Raum befragt, die in ihren Unternehmen für die digitale Dokumentenverarbeitung zuständig sind. Die Studie ist nach Angabe der Kontaktdaten hier kostenlos abrufbar.pp