Mit strategischer SAP-Finanzplaung die Krise überleben

Einnahmen brechen weg. Kunden zögern Zahlungen heraus. Logistik- und Beschaffungskosten steigen. Resultat: Liquiditätsprobleme. Manch einer hat so ein Horrorszenario für sein Unternehmen für unmöglich gehalten und wurde durch die Covid-19-Pandemie eines Besseren belehrt. Liquiditätssicherung ist daher das oberste Gebot in extremen wirtschaftlichen Situationen. Wer die richtige Software für seine Finanzplanung wählt, hat entscheidende Vorteile und kann flexibel auf täglich neue Herausforderungen reagieren.

von Hanno Hetzer, Geschäftsführender Partner, Caleo Consulting

Wie beeinflussen die um 8% gestiegenen Logistikkosten unser Betriebsergebnis? Wie wirkt sich eine Headcount-Reduktion um 5% auf Produktion und Umsatz aus? In Krisenzeiten prasseln Fragen aus der obersten Ebene auf die Finanzabteilung ein. Sie arbeitet in einer permanenten Stresssituation, weil Systeme für Finanz- und Liquiditätsplanung normalerweise gar nicht auf so einen extrem hohen und stetigen Anpassungsbedarf ausgelegt sind. Was nun? Auch die IT-Abteilung kann keine Hau-Ruck-Lösung aus dem Ärmel zaubern. Jetzt ist ein guter Zeitpunkt für Unternehmen, Banken oder Versicherungen, um die eigenen Anforderungen sorgfältig zu analysieren und so die richtige Software auszuwählen. SAP bietet mehrere Lösungen mit verschiedenen Schwerpunkten für diese Aufgabe an. Bei der fundierten Auswahl kann die Beratung durch ebenso unabhängige wie neutrale Experten hilfreich oder sogar unabdingbar sein.

Welche Planungslösung ist wirklich krisensicher?

Um eine Planungslösung zu finden, die wirklich krisensicher ist, sollten sich Entscheider vorher einige Fragen stellen. Zum Beispiel: Werden mehrere ERP-Systeme genutzt oder sollen Prozesse und Daten auf einem zentralen S/4HANA-System konsolidiert werden? Welches Frontend ist gewünscht? Excel oder Web? Sollen auch eigene Datenmodelle umgesetzt werden? Wie detailliert werden die Daten gebraucht? Wer hat beim Reporting den Hut auf? IT oder Fachabteilung?

Natürlich liefern alle SAP-Lösungen für die Finanzplanung verlässliche und tagesaktuelle Kennzahlen. Bei der Auswahl müssen Unternehmen, Banken und Versicherungen aber analysieren, welche Kriterien für sie an oberster Stelle stehen.”

SAP BPC Standard: Geringer Integrationsgrad ist eine Stärke bei instabilem Umfeld

Als Datenspeicher und Frontend in einem setzt SAP BPC Standard auf ein vorhandenes SAP Business Warehouse System (BW-System) auf. Dabei werden Stammdaten, Bewegungsdaten und Hierarchien in eine eigene BPC-Umgebung repliziert. Aus dieser Datendoppelung resultieren sowohl Vor- als auch Nachteile. Größter Nachteil ist das Risiko von Inkonsistenzen oder Übertragungsfehlern zwischen dem BW- und BPC-System. Um diese auszuschließen, muss jede Datenübertragung von Mitarbeitern überwacht und geprüft werden. Dies bringt einen hohen Arbeitsaufwand mit sich. Andererseits kann sich gerade dieser geringere Integrationsgrad, der unter normalen Umständen ein Nachteil wäre, in einem instabilen und disruptiven Umfeld als entscheidende Stärke erweisen. Denn gerade die nicht vollzogene Integration ermöglicht es, das System einfacher und schneller an neue Anforderungen anzupassen.

Kompliziert wird es allerdings, wenn Plandaten mit zusätzlichen SAP-Daten angereichert werden sollen, die nicht standardmäßig in BPC vorhanden sind. Hierzu müssen die notwendigen Datenflüsse in BPC repliziert werden. Immerhin kann jedoch auf das BW-System als Datenlieferant zurückgegriffen werden, sodass relativ einfach Planungsdaten aus SAP ERP-Systemen übernommen werden können. Verantwortlich für die Ausgestaltung der Datenmodelle ist bei dieser Variante ausschließlich der Fachbereich. Er kann direkt und mit wenigen Mausklicks Planungsmodelle pflegen oder bestehende Modelle kopieren.

Embedded Lösungen sorgen für maximale Datenkonsistenz

So genannte „embedded“, also eingebettete, Systeme, bietet SAP sowohl für HANA als auch für S/4HANA an. Beide teilen die Eigenschaft, dass sie mit den realen SAP BW- bzw. ERP-Daten arbeiten und deshalb keine zusätzliche Datenbank erforderlich ist. Inkonsistenzen sind auf diese Weise verlässlich ausgeschlossen.

SAP BPC NetWeaver Embedded auf BW: Zu unflexibel für Krisenzeiten

Bei dieser Embedded-Variante erfolgt die Datenspeicherung direkt in BW(on HANA)-Datenmodellen. BW-Daten können also in Echtzeit und in einer hohen Detailtiefe in BPC zur Verfügung gestellt werden. Das bedeutet nicht nur einen vollen Zugriff auf sämtliche BW-Daten, sondern auch absolute Datenkonsistenz. Auch Kennzahlen aus anderen Prozessen können in die Geschäftsplanung integriert werden. Allerdings nutzt BPC Embedded ausschließlich vorhandene BW-Merkmale. Änderungen an Planungsmodellen müssen deshalb immer in BW erfolgen und von der IT umgesetzt werden. Damit erhöht sich der Abstimmungsbedarf mit anderen Abteilungen deutlich. Schließlich wirkt sich jede Stammdatenanpassung auf das gesamte BW-Reporting aus.

Auch Berichtsanpassungen und Simulationen können wegen des hohen Integrationsgrades weniger schnell umgesetzt werden. Resultat:

zu unflexibel und für Krisen eher weniger geeignet.”

SAP BPC Embedded auf S/4HANA: Transparent aber zu starr

Ähnliches gilt für die offiziell „SAP BPC Optimized for S/4HANA“ genannte embedded-Variante. Sie setzt direkt auf S/4HANA auf und arbeitet komplett ohne Zwischensystem wie BW. Stattdessen arbeitet sie in BPC unmittelbar mit „echten“ Stamm- und Bewegungsdaten aus S/4HANA. Der Planungsprozess ist deshalb absolut durchgängig. Der Vorteil ist eine volle Transparenz sämtlicher ERP-Daten – einschließlich der Möglichkeit zum Drilldown auf Einzelposten. Dieser hohe Integrationsgrad erlaubt den Zugriff auf alle ERP-Daten wie beispielsweise der Vertriebs- und Logistikdaten. So kann BPC auch für andere Planungsprozesse eingesetzt werden. Doch auch hier gilt:

Hohe Integration bedeutet wenig Flexibilität.”

SAP Analytics Cloud: Für schnelle Entscheidungen aber einfache Planungsmodelle

Und die SAP Cloud-Lösung? Die so genannte SAP Analytics Cloud schmückt sich vor allem mit KI-gestützten Tools für Predictive Analytics. Viele fragen sich vielleicht: Was soll ich mit vorausschauenden Analysen und statistischen Prognosen in Krisenzeiten anfangen? Das stimmt bedingt, die Cloud kann aber noch viel mehr. Denn sie ist nicht nur eine Anwendung für Finanzplanung, sondern auch für Business Intelligence und Geschäftsplanung. Das heißt:

Wenn der Geschäftsführer gleich morgens 8:30 Uhr wissen möchte, wie sich die Headcount-Reduzierung oder ein anderes ad-hoc-Szenario ausgewirkt hat, kann die Finanzabteilung direkt darauf antworten, sogar mit einer ansprechenden Visualisierung.”

Weiterhin ist wie bei allen Cloud-Lösungen keine eigene Infrastruktur nötig: ein weiterer Pluspunkt in Krisenzeiten, wo Kosten eingespart werden und Teamgrößen sich ständig ändern.

Die Datenübernahme in die Cloud erfolgt automatisch und ist sowohl aus BW als auch BPC, SAP-ERP oder anderen ERPs möglich. Die Konsistenz der Daten ist also auch hier gewährleistet. Allerdings unterstützt die Cloud-Lösung keine Konsolidierung und auch individuelle Anpassungsmöglichkeiten sind nur sehr beschränkt nötig. Nur wer keine eigene SAP-Infrastruktur haben möchte und einfache Planungsmodelle betreibt ist also mit der SAP Analytics Cloud richtig beraten.

Fazit

Seien es Unternehmen, Banken oder Versicherungen – Liquiditätssicherung ist in unsicheren Zeiten das oberste Gebot, um die Krise zu überleben.”

Dafür unerlässlich sind passende Softwarelösungen zur Finanz- und Liquiditätsplanung. Diese müssen individuell für die Ansprüche jeder Organisation ausgewählt werden, damit Entscheidungen auf Basis von tagesaktuellen und korrekten Daten getroffen werden können.Hanno Hetzer, Caleo