Finanz Informatik vereinfacht das Assetmanagement per Low Code

Vom Thin Client im Lager über das Notebook für Mitarbeiter im Home Office bis hin zum Geldautomaten und Konto-Auszugsdrucker am Service-Point – das IT-Servicemanagement muss stets den Überblick über Bestand und Zustand der IT-Assets behalten. Für Unternehmen der Sparkassen-Finanzgruppe stellt Finanz Informatik eine mobile App auf Low-Code-Basis bereit. 

Die Finanz Informatik (FI) betreut als bundesweit tätiger IT-Dienstleister alle Mitglieder der Sparkassen-Finanzgruppe wie etwa örtliche Sparkassen, Landesbanken und -bausparkassen oder öffentliche Versicherer. Innerhalb der FI (Website) ist die Abteilung KS Service- und Supportsystem am Standort Münster mit seinem Team dafür zuständig, dass für alle Service- und Supportanfragen der Kunden leistungsfähige IT-Servicemanagement-Systeme zur Verfügung stehen. Diese Systeme lassen sich auch kundenintern nutzen.

Low Code als Basis

Hier setzt man seit vielen Jahren auf die Low-Code-Applikations- und Integrationsplattformen von Magic Software (Website). So erstellte das Team auf Basis von Magic bereits 2005 eine leistungsstarke IT-Servicemanagement-Lösung, die viele Module aus dem ITIL-Bereich umfasst. Nun hat man in Münster die Lösung um eine mobile Service-App erweitert, die eine weitere Optimierung des Asset-Managements ermöglicht und eine digitale Inventurabwicklung unterstützt. Zugleich wird die bestehende IT-Servicemanagement-Webanwendung um wichtige Funktionen ergänzt.

 

Auch die „Service Request Plus“-App wurde mit einer Low-Code-Applikationsplattform entwickelt, in diesem Fall kam Magic xpa zum Einsatz. So konnte die Umsetzung mit der visuellen Designoberfläche, den wiederverwendbaren Modellen, Komponenten und Formeln nach Angaben von FI zügig und unkompliziert erfolgen. Das IT-Team integrierte die App direkt mit der bestehenden IT-Servicemanagement-Lösung sowie den vorhandenen Datenbanken und Anwendungen.

Sie ermöglicht eine vollständige Inventarisierung einschließlich Ersteinlagerung, Erstinventarisierung, Rück-Umlagerung, Installation, Geräteprüfung, Inventur, Entsorgung, Ausbuchung und den Schwund von Hardware, so dass Ein- und Ausgänge ohne Medienbrüche und manuelle Datenübertragungen im Lagerverwaltungs- oder ERP-System erfasst werden.

Mit der Low-Code-Applikationsplattform von Magic Software konnten wir die neue mobile Service-App sehr schnell realisieren. Wir haben jetzt die Möglichkeit, digitale Inventurprozesse weiter voranzutreiben und das Asset-Management für ITIL-Prozesse deutlich effizienter zu gestalten.“

Markus Gövert, Produktverantwortlicher von Service Request Plus

Fehlerfreie Erfassung vor Ort

Jedes Asset wird mit einem Etikett eindeutig gekennzeichnet, es können sowohl Strich- wie auch QR-Codes genutzt werden. Die App ist mit einem Barcode-Scanner verbunden, der die Codes übersetzt und direkt in die Texteingabefelder einfügt. So müssen die Mitarbeiter nicht mehr lange Artikel- oder Chargennummern abtippen, was zeitaufwändig und fehleranfällig ist. Stattdessen können sie bei der Inventur direkt vor Ort den Bestand mit der Datenbank abgleichen und alle Eigenschaften digital abrufen.

Bei der Ersteinlagerung und Erstinventarisierung erfasst die auf Low Code basierende App technische Geräte sofort digital. Mit unterschiedlichen Vorlagen bereits bekannter Assets lassen sich technische Geräte auf Basis spezifischer Angaben wie MAC-Adresse oder IMEI dynamisch zuweisen.

Hinterlegt sind zudem verschiedene Prozesse zur Zustandsänderung von Assets. Dazu gehören der Transport eines Thin-Clients vom Zentrallager in ein regionales Lager (Rück- oder Umlagerung), das Prüfen der Funktionstüchtigkeit eines Notebooks (Geräteprüfung) und die Abschaffung eines Monitors (Entsorgung).

On- und offline verfügbar

Die App stellt für den jeweiligen Anwendungsfall Serververbindungen zum Backend der IT-Servicemanagement-Lösung her, die ebenfalls auf der Magic-Plattform erstellt wurde. Für die Verwendung an Orten ohne Internetverbindung können Mitarbeiter in den Offline-Modus wechseln. Assets, Artikel, Auswahlpunkte für Hersteller, Asset-Kategorien, weitere Auswahlfelder und erforderliche Informationen wie Benutzer und Kundenfirmen werden dann lokal gespeichert und später synchronisiert.

Die Service-Request-Plus-App unterstützt die drei ITIL-Prozesse „Request Fulfilment“, „Service Asset and Configuration Management“ sowie „Incident Management“ gemäß ITIL V3 2011. Sie wird inzwischen an zahlreichen Sparkassen-Standorten eingesetzt.

Der Lebenszyklus aller Assets wird von der Beschaffung bis zur Entsorgung exakt abgebildet. So ist Finanz Informatik nun in die Lage, die Verwaltung aller Assets wie Geldausgabeautomaten, Thin-Clients, Notebooks, Drucker und technisches Equipment mobil und digital durchzuführen. Die App wird mithilfe der Low-Code-Plattform kontinuierlich um weitere Funktionen erweitert. Zu den ersten Ergänzungen zählen das Passwort-Management sowie ein Ticket-Management von Anwendungsfällen. hj