Vereinfachung der Arbeitswelt bei der DZ Bank: Team 4.0 – Digitalisierung der Arbeitswelt

Aufgrund einer Initiative von Teilnehmern und Teilnehmerinnen eines Potenzialförderprogramms der DZ BANK wurde das Training „Team 4.0 Digitalisierung der Arbeitswelt“ konzipiert. Die Anforderungen rund um Digitalisierung, Industrie 4.0 und digitale Transformation standen  im Fokus. Der Anwenderbericht.

Arnold Koch und seine Kollegen aus dem Potenzialförderprogramm sowie aus der IT haben das Format zu TEAM 4.0 zusammengestellt. Ein wichtiger Punkt war die Auswahl des Trainingsanbieters.

Die Entscheidung fiel zugunsten der Integrata. Die Ziele und Motivation für die Teams waren klar definiert: Produktivitäts- und Effizienzsteigerung, stärkere Vernetzung mit Kunden, Partnern und Umfeld, Teambuilding standortübergreifend, außerdem die Steigerung des Informations- und Wissensmanagements.

Die Herausforderung bestand darin, alle Anforderungen in ein Format für die Trainings zu bekommen und alle beteiligten Bereiche unter einen Hut zu bringen. Außerdem sollte neben den Themen rund um die Digitalisierung auch eine Team- und Organisationsentwicklung im Leistungsangebot des Weiterbildungsunternehmens enthalten sein.“

Arnold Koch

Für die teamspezifische Qualifizierung wurden folgende Themenfelder identifiziert:
1. Effiziente Kommunikation und Meetings, Zusammenarbeit mit Kollaborationswerkzeugen
2. Knowledge Management, Digitale Dokumente und eAkten und deren Ablage, Prozessorganisation, digitaler Workflow, Automatisierung von Arbeitsschritten (zum Beispiel VBA, Lotus Notes Script).
Wichtig dabei: Die Trainings sollten – auf Basis vorgegebener Standards – immer für bestehende Teams individuell zusammengestellt werden.

Je Team wurden die Phasen Bestandsaufnahme & Analyse, Trainings, Follow-up geplant. Erste Pilot-Durchführungen begannen im September 2016. Zur Veranstaltung „Forum Wissen“ Mitte Oktober 2016 stellte man das Projekt allen Mitarbeitern der DZ BANK vor. Danach startete „die Schulung in der Breite“. Die Trainings je Team wurden durch die jeweiligen Teamleiter angestoßen.

Vorgehensweise

Der Vorschlag der Integrata zur Vorgehensweise basierte auf vorab übergebenen Dokumenten und Gesprächen bei der DZ BANK mit den Verantwortlichen aus den Bereichen IT sowie Konzern-Personal, Change Management und Weiterbildung.

Die Herausforderung des Projektes bestand darin, die vordefinierten Inhalte standardisiert vorzubereiten, zu entwickeln und gleichzeitig die teamspezifischen Maßnahmen mit einem höchsten Maß an Individualität durchzuführen. Das Projekt sollte das Bewusstsein der Mitarbeiter innerhalb ihrer Teams schärfen und den Nutzen für die Mitarbeiter selbst und innerhalb ihres Teams verdeutlichen.“

Kerstin Zirkelbach, Account Managerin Integrata

Die Integrata setzte einen Master-Trainer ein. Dessen Aufgaben sind: Fachlicher Ansprechpartner gegenüber der DZ BANK, Erarbeitung eines Grobkonzeptes und später Feinkonzeptes und die Abstimmung mit den Ansprechpartnern der DZ BANK. Außerdem die Vorbereitung und Teilnahme an der Veranstaltung „Forum Wissen“ und die Entwicklung einzelner Trainings-Bausteine und -Materialien, so beispielsweise Präsenzseminare, elektronische Unterlagen, etc. Dazu die Durchführung von Pilottrainings und Umsetzung der Phase „Bestandsaufnahme und Analyse“ je Team, die Konzeption und Durchführung teamspezifischer Maßnahmen inklusive Follow-up. Zusätzlich bei Bedarf die Einarbeitung und Koordination weiterer Trainer sowie die permanente Weiterentwicklung der Gesamt-Projektes.

Forum Wissen

Das Forum Wissen ist eine DZ BANK weite Veranstaltung und richtet sich an alle Mitarbeiter des Hauses. Diese Veranstaltung diente 2016 dazu, das Projekt „Team 4.0 Digitalisierung der Arbeitswelt“ vorzustellen. Hier präsentierte der Master Trainer der Integrata das Qualifizierungsangebot sowie die Vorgehensweise je Team. Ziel war es, möglichst viele Teams intern anzusprechen.

Von der Idee zur Umsetzung

Die bereits vorgegebenen Inhalte wurden in kleine Lerneinheiten aufgeteilt. Je nach Thema und Inhalt entwickelte man Präsenz-Bausteine. Die Zuordnung von Inhalt und Format und die detaillierte Beschreibung erfolgte erst im Grob- und dann im Feinkonzept. Die tatsächliche Entwicklung erfolgte jeweils bei Erstbeauftragung zur Pilot- oder späteren Team-Durchführung. Somit wurde sichergestellt, dass keine Bausteine detailliert entwickelt wurden, die eventuell gar nicht oder erst sehr viel später abgerufen werden.

Präsenzbausteine plante man – in Abhängigkeit vom Thema – mit einer Dauer zwischen 90 und 180 Minuten. Diese Vorgehensweise ermöglichte es – trotz der Entwicklung von Standards – je Team eine sehr individuelle Gesamtmaßnahme zusammenzustellen.

Bei allen Entwicklungen wurden die IT-Infrastruktur der DZ BANK und alle für die Teilnehmer verfügbaren und relevanten Tools berücksichtigt. Für die Vorbereitung und Einarbeitung des Master-Trainers stellte ihm die DZ BANK ein Notebook mit allen für das Projekt relevanten Systemen und einen Remote-Zugriff zur Verfügung.

Präsenzbausteine

Präsenz-Trainings zeichnen sich durch eine abwechslungsreiche Methodik und Didaktik aus; Vortrag, Diskussion, Gruppenarbeit, Präsentationen wechseln sich sinnvoll ab. Berücksichtigt wurden immer das individuelle Team-Ziel wie auch das Gesamt-Projekt-Ziel.

Die Präsenz-Trainings haben Workshop-Charakter, das heißt, alle Teilnehmer sind aufgefordert, sich aktiv einzubringen, um dadurch individuelle Lösungen und Vorschläge für das eigene Team mit zu erarbeiten.“

Kerstin Zirkelbach

Die Präsenzbausteine je Team-Maßnahme kombinierte man so, dass sich immer volle Schulungstage (8 Unterrichtseinheiten à 45 Minuten + Pausen) ergeben. Die im Training eingesetzten Materialien, so Unterlagen und Präsentationen, stellte man jedem Team im Nachgang elektronisch zur Verfügung. Zusätzlich erhielt jedes Team ein Fotoprotokoll und Aufzeichnungen von Tool-Präsentationen inklusive der aufgezeichneten Erläuterungs-Tonspur. Die aufgezeichnete Tool-Präsentation wurde nach der Durchführung „entpersonalisiert“ und bei Bedarf durch den Trainer nachvertont.

Die teamspezifischen Maßnahmen im Überblick

Zuerst der Führungskräfte-Call: Je Team fand vorab eine telefonische Abstimmung zwischen dem Trainer und der Führungskraft des jeweiligen Teams statt. Besprochen wurden relevante Inhalte aus Sicht der Führungskraft, Anzahl Team-Mitglieder und Zusammensetzung, Besonderheiten des Teams und das Qualifizierungsziel des Teams aus Sicht der Führungskraft. Je Führungskräfte-Call wurde die Dauer von ca. 30 Minuten eingeplant.

Auf Basis der Gesprächsergebnisse aus Führungskräfte-Call konzipierte der Master Trainer die individuellen Team-Maßnahmen und legte diese der Führungskraft zur Abnahme vor. „Die Integrata führte dann die Maßnahmen teamspezifisch in der Regel durch einen Präsenztag durch“, bestätigt Kerstin Zirkelbach.

Präsenzdurchführung

Je Seminartag ist eine Dauer von acht Unterrichtseinheiten à 45 Minuten geplant. Je nach Zusammenstellung der Inhalte plante man ein bis zwei Trainingstage, die entweder „en bloc“ oder zeitversetzt geplant wurden. Die Termine vereinbarte man individuell.
Ein Team wurde möglichst gemeinsam geschult. War dies aufgrund von „zu vielen“ Teammitgliedern oder Terminkollisionen nicht möglich, so konnten mehrere Durchführungstermine je Team geplant werden. Die Teilnehmer erarbeiteten im Training gemeinsam „Best Practices” für ihr Team und verpflichteten sich auf die Anwendung im Arbeitsalltag.

Fazit

Der Berufsalltag erlebt schon heute eine weitgehende Digitalisierung: Eine umfängliche Erreichbarkeit per E-Mail, SMS und Messenger-Diensten wie WhatsApp, die Möglichkeit jederzeit und an jedem Ort mit Smartphones relevante Informationen zu beschaffen und eine breite Palette an digitalen Endgeräten ist für viele Menschen Normalität geworden. All das sorgt für mehr Flexibilität und Mobilität. Aufgaben können dann erledigt werden, wenn es in den Arbeitsablauf passt – unabhängig davon, ob man gerade an seinem Schreibtisch sitzt oder nicht. Unternehmen wie Mitarbeitern erwächst in der Folge die gemeinsame Aufgabe, im Sinne einer „Work-Life-Balance“ die Verträglichkeit von Berufs- und Privatleben im Einklang zu halten.

„Rund-um-die-Uhr“-Arbeiten verringert die Produktivität

Die Freiheit, digitale Dienste selbstständig auch ohne Büroumgebung in einem „gesunden“ Maße nutzen zu können, steigert dagegen die Mitarbeiterzufriedenheit. Werden die neuen digitalen Arbeits- und Kommunikationsweisen in bisherige Prozesse gut integriert, dann sind auch spürbare Effizienzsteigerungen zu verzeichnen.

Darüber hinaus vereinfachen digitale Hilfsmittel die Teamarbeit auch über Standortgrenzen hinweg. In einer globalisierten Finanzwelt wird dieser Aspekt der Arbeitsorganisation immer wichtiger. Tools wie Sharepoint für verteiltes Arbeiten oder Skype for Business/Lync erlauben den Austausch mit Kollegen „live“ und natürlich per mobilem Endgerät. Ganze Meetings können zum Beispiel inklusive gemeinsamer Bearbeitung von Dokumenten über die Plattform WebEX durchgeführt und aufgezeichnet werden. Noch einen Schritt weiter gehen Social Intranets, indem sie den offenen Dialog der sozialen Netzwerke mit dem für sie typischen Kommentieren und Bewerten von Beiträgen auf die interne Unternehmenskommunikation übertragen.aj