LzO lagert knapp 90 Prozent der IT an die FI aus

Aktuell suchen Sparkassen wie die Landessparkasse zu Oldenburg (LzO) Lösungen, um die Effizienz der IT-Systeme zu steigern, Geschäftsprozesse zu optimieren und die IT-Kosten zu senken. Gleichzeitig gilt es, steigende aufsichtsrechtliche Vorgaben umzusetzen und die IT-Sicherheit zu gewährleisten. Die LzO hat sich daher bereits vor über 10 Jahren entschieden, Aufgaben rund um den IT-Arbeitsplatz und die SB-Komponenten vollständig auszulagern – an die Finanz Informatik (FI) als IT-Dienstleister.

Ein Fallbeispiel von Jochen Maetje, Bereichsleiter Vertrieb Nord/Ost der Finanz Informatik

Nahezu 90 Prozent der IT wurde bei der Landessparkasse zu Oldenburg an die Finanz Informatik (FI) als IT-Dienstleister ausgelagert – und sich dabei für eine Single-Sourcing-Strategie entschieden. In der kontinuierlichen Zusammenarbeit hat die LzO zunächst die Verantwortung für die Hardware die FI übertragen. Bei der Entscheidung für die Auslagerung des Endgeräte-Managements waren insbesondere schnelle Austauschzeiten für Monitore, Thin Clients und Drucker sowie kurze Wiederherstellzeiten im Falle von technischen Problemen zentrale Kriterien. Bei der Wahl des IT-Dienstleisters war zudem entscheidend, dass die bereitgestellte Hard- und Software im Einklang mit der Gesamtbanklösung OSPlus steht und der Dienstleister den gesamten Lebenszyklus der Geräte abdeckt – von der Beschaffung über die Inbetriebnahme, der Administration und der Entsorgung der Altgeräte sowie für die Störfallbehebung. Daher hat sich die LzO für die Nutzung von 1.500 Thin Clients unter der Verantwortung der FI entschieden. Nach den guten Erfahrungen in diesen Projekten nutzt die LzO jetzt auch das Angebot Full Service Drucker und stellte damit zuletzt die komplette Tonerversorgung in den Verantwortungsbereich der FI (price-per-page).

Dank der Auslagerung operativer IT-Aufgaben kann ich mich als Verantwortlicher für die IT- und Betriebsorganisation auf die Unterstützung der strategischen Ausrichtung des Instituts in Richtung Beratung und Vertrieb konzentrieren“

Internetbasierte Telefonie-Lösung

Moderne internetbasierte Voice-over-IP-Technik gab den Ausschlag, dass die LzO sich für eine Modernisierung ihrer veralteten Telefonanlagen entschieden hat. Das Institut hat sich nach intensiver Prüfung verschiedener externer Dienstleister für das Angebot OSPlus-Telefonie der FI entschieden. Wesentliche Argumente für die Ausweitung der Zusammenarbeit mit der FI waren insbesondere die direkte Einbindung in die Gesamtbanklösung OSPlus sowie die Gewissheit, dass sowohl die Einhaltung aufsichtsrechtlicher Vorgaben, als auch die Umsetzung der Vorgaben des sicheren IT-Betriebes gewährleistet sind. „Bereits in früheren Projekten haben wir sehr gute Erfahrungen in der Zusammenarbeit sammeln können. Dank der bestehenden Ortskenntnisse der FI-Mitarbeiter in den einzelnen Filialgebäuden war die Fehlerquote bei der Installation sehr gering“, sagt Sven-Oliver Leich. Im Zuge der Umstellung hat die LzO auch die Anzahl der unterschiedlichen Telefonmodelle von mehr als 20 auf ein Standardmodell reduziert. Dieses Modell wird nun von allen Mitarbeitern – vom Vorstand bis zum Auszubildenden – genutzt.

Administrative Unterstützung für OSPlus

Seit 2010 nutzt die LzO die Gesamtbanklösung OSPlus umfänglich und baut die Nutzung von Anwendungen der FI sukzessive aus. OSPlus wird von allen deutschen Sparkassen genutzt und basiert auf einer einheitlichen modernen Architektur, die den aktiven Verkauf von Sparkassen- und Verbundprodukten über alle Phasen des Vertriebsprozesses durchgängig unterstützt. Grundlage hierfür ist die integrierte Daten- und Informationsbasis, die alle relevanten Kunden- und Vertragsinformationen enthält. Mit dem Einsatz von OSPlus konnte die LzO ihren Pool von Subsystemen durch ein stabiles System ablösen. Die regelmäßige Weiterentwicklung von OSPlus, die in zwei regelmäßigen Releases im Jahr ihren Niederschlag findet, erfordert institutsseitig umfangreiche administrative Tätigkeiten. Dies wäre aber nur durch weitere Mitarbeiter im Team darstellbar gewesen. Daher suchte das Institut nach Lösungen, die über die bestehenden Administrationsleitfäden hinausgehen, um die OSPlus-Releases entsprechend der institutsspezifischen Strategie zu administrieren. Vor diesem Hintergrund hat sich die LzO für die vollumfängliche Nutzung der Beratungsdienstleistung AdminService entschieden. Im Rahmen dieses Angebots übernimmt die FI zentrale administrative Aufgaben wie die laufende Durchführung von OSPlus-Administrationstätigkeiten und setzt die bankfachlichen Vorgaben der LzO technisch in OSPlus um. Fachlich werden dabei etwa Institutswerte, OSPlus-Parameter und Konditionen angepasst.

Rücknahme von Aufgaben in Eigenregie

„Im Laufe der Zeit hat die Routine und das Wissen der eigenen Mitarbeiter im Umgang mit den administrativen Aufgaben zugenommen, so dass wir uns entschieden haben, einzelne Bereiche wieder in Eigenregie zu administrieren“, ergänzt der IT-Verantwortliche. „In Teilbereichen ist der administrative Aufwand mittlerweile deutlich gesunken, was uns in der Entscheidung zur Rücknahme dieser Aufgaben in Eigenregie bestärkt hat.“ Als IT-Dienstleister hat die FI auf diese Anforderungen reagiert und bietet neben einem Full-Service-Angebot auch sechs maßgeschneiderte Module an: Aktiv, Kontokorrent und Karten, Passiv, Zahlungsverkehr, Dokumente und Basisadministration. Dementsprechend nutzt die LzO nur noch die Module, die sie aktuell aus eigener Kraft nicht realisieren kann.

Commitment zur Finanz Informatik

Die LzO wird die langfristige IT-Strategie auch zukünftig fortführen und mit der FI als IT-Partner umsetzen, der vollumfänglich die Verantwortung für Hardware und Software trägt. Das Institut profitiert davon in vielfacher Hinsicht. So sind die Kosten für die IT-Dienstleistungen inklusive der Mietkosten für die Hardware sowie für das Service-Center in den letzten Jahren kontinuierlich gesunken. Die LzO konnte so zwischen 2003 und 2013 den IT-Aufwand um über 30 Prozent senken – ohne Investitionsstau bei gleichzeitiger Steigerung der Produktivität. Dies zeigt sich auch in dem sehr guten Ergebnis des IT-Kostencontrollings. Im Zuge des eingeschlagenen Weges ist auch die Zahl der Störfälle deutlich zurückgegangen. Die Zahl der Anrufe beim IT-Dienstleister aufgrund von IT-Störungen sank im gleichen Zeitraum von 2.500 auf unter 1.000 im aktuellen Jahr. „Die Entscheidungen der FI in Bezug auf Konsolidierung, Optimierung und Standardisierung der IT-Landschaften von Sparkassen sehen wir als wegweisend an und profitieren von diesen Erfahrungen deutlich. Dieser „IT as a Service“ – Ansatz bietet uns hohe Flexibilität, Reaktionsgeschwindigkeit und Effizienz“, sagt Sven-Oliver Leich.