eDiscovery-Lösungen:
Fünf Vorteile für Finanzdienstleister

Finanzaufsichtsbehörden wie die BAFIN haben bereits eDiscovery (Electronic Discovery)-Lösungen zur Verbesserung ihrer eigenen Ratings eingesetzt. Durch die Kombination von eDiscovery-Richtlinien und -Software können Unternehmen große Ermittlungen und die damit zusammenhängende Erfassung von Dokumenten und Beweisen effektiv planen und durchführen, gesetzliche Anforderungen erfüllen sowie kostspielige Sanktionen vermeiden.

von Henning Brüstle, Vice President Enterprise Sales Germany, OpenText

Um die Anforderungen im Finanzsektor zu erfüllen, muss eine eDiscovery-Lösung (Definition bei TechTarget) mit strukturierten und unstrukturierten Daten aus E-Mails, Datenbanken, Textdokumenten, Tabellenkalkulationen und sogar Audiomitteilungen und Instant Messages wie z.B. dem Bloomberg-Chat umgehen können. Eine geeignete E-Discovery-Software arbeitet schnell und ermöglicht es, die erforderlichen Informationen in einem klaren Format zu identifizieren, abzurufen und zu darzustellen, ohne dass die Daten durch „digitale Fingerabdrücke“ verunreinigt werden. Bei der Auswahl der passenden eDiscovery-Plattform für Finanzdienstleister sollten Unternehmen besonders auf die folgenden fünf Punkte achten:

1. Priorisierte Überprüfung mit kontinuierlichem maschinellem Lernen

Juristen setzen bereits heute auf maschinelles Lernen und KI-Technologien, im Speziellen Predictive Coding, um die Identifizierung relevanter Dokumente, die unter großen Datenbergen vergraben sind, zu priorisieren. Predictive Coding auf Basis kontinuierlichen maschinellen Lernens nutzt menschliche Codierungsentscheidungen (d.h. relevant / nicht relevant), um aktiv die Arten von Dokumenten- und Sprachmustern zu erlernen, nach denen auch Anwälte suchen würden.

Predictive Coding spart Zeit und Geld, hilft, die relevantesten Dokumente früher zu identifizieren und senkt Kosten, da weitaus weniger irrelevante Daten eben nicht durchsucht werden müssen. Nach nur wenigen Beispieldokumenten kann die KI mit der Suche nach ähnlichen Inhalten beginnen sowie die Dokumente identifizieren, die zur weiteren Überprüfung an einen Menschen übergeben werden müssen. Während des Prozesses lernt das System kontinuierlich mehr über die Relevanz und passt seine Vorschläge entsprechend an. Dokumente, die höchstwahrscheinlich relevant sind, stehen dabei ganz oben in der Warteschlange. Darüber hinaus dient das Modell des maschinellen Lernens gleichzeitig als Qualitätskontrolle. Am Ende eines Projekts kann es verwendet werden, um die Entscheidungsprozesse weiter zu verfeinern, zugehörige Datensätze zu analysieren und Fehler zu korrigieren.

2. Automatisierte Mustererkennung und -bearbeitung

Im Finanzdienstleistungssektor müssen Unternehmen die Vorschriften des Kundendatenschutzes sowie staatliche Vorschriften wie die DSGVO einhalten. Viele Dokumente enthalten personenbezogene Daten wie Personalausweisnummern, Adressen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen. Ebenfalls gelten für Finanzunternehmen zahlreiche weitere spezielle Datenschutzbestimmungen, die die Verarbeitung von Zahlungskarteninformationen wie Kreditkarten- und Kontonummern erfordern. Die Integration der richtigen automatisierten Mustererkennungs- und Redaktionswerkzeuge in die eDiscovery-Software hilft, eine versehentliche Offenlegung dieser vertraulichen Informationen zu verhindern – und vermeidet dadurch kostspielige Sanktionen.

Eine geeignete eDiscovery-Software ist dabei in der Lage, Muster zu erkennen und sensible Informationen automatisch zu bearbeiten. Beispielsweise folgen Informationen, die in Kontoauszügen, Finanzaufzeichnungen und Hypothekardokumenten enthalten sind, tendenziell einem regelmäßigen Muster. Eine hochentwickelte eDiscovery-Software kann diese Muster erkennen und filtern und die Referenzen dann direkt bearbeiten.

3. Flexibilität und Skalierbarkeit

eDiscovery-Software bietet die Möglichkeit, sicher und flexibel zu skalieren, um den wachsenden Anforderungen eines Projekts gerecht zu werden, oder zu archivieren, wenn ein Projekt abgeschlossen ist. Flexible Bereitstellungsmodelle in der Cloud oder on-premise bieten den richtigen Mix aus Größe und Sicherheit. Dabei bevorzugen einige Finanzdienstleistungskunden eine hybride Konfiguration, die eine frühe Fallbewertung vor Ort hinter der eigenen Firewall durchführt. So können die Daten zur Überprüfung gesammelt und anschließend in einer verwalteten Cloud-Umgebung bereitgestellt werden, die für externe Anwälte zugänglich ist und von den Rechtsabteilungen des Unternehmens überwacht werden kann.

Daneben erlaubt die interne Nutzung von eDiscovery den internen Teams, jederzeit Untersuchungen zu starten. Eine eDiscovery-Lösung für Finanzdienstleistungen ermöglicht idealerweise die einfache Sammlung, Verarbeitung und Erstellung von Fällen, so dass Anwälte einen Fall schnell und unkompliziert untersuchen können.

4. Integration in bestehende Systeme für standardisierte, vertretbare Arbeitsabläufe

Gerade für Dienstleister, die verschiedene Enterprise-Content-Management (ECM)-Systeme einsetzen, ist es wichtig, dass sich eine eDiscovery-Lösung nahtlos in diese Systeme und Prozesse integrieren lässt. So hat die OpenText Corporate Legal Ops Umfrage aus dem Jahr 2017 gezeigt, dass es 74 Prozent der Befragten als hilfreich für die gesamte Rechtsabteilung erachten, wenn ihre ECM-Systeme in die entsprechende eDiscovery-Plattformen integriert sind. Mit Hilfe einer derartigen Integration können eDiscovery-Systeme die Daten an ihrem jeweiligen Ablageort durchsuchen, indizieren und sammeln. Interne Mitarbeiter können also mit dem gleichen, standardisierten Satz von Keywords und Metadatenfiltern über alle Key Data Repositories gleichzeitig suchen.

Entsprechende Integrationen ermöglichen gleichermaßen die Entwicklung sogenannter „Best Practice“-Arbeitsabläufe und Prozesse unter Nutzung von internem Wissen und Expertise. So werden im Laufe der Zeit IT-Mitarbeiter bei der Entwicklung standardisierter eDiscovery-Richtlinien für die Datenabbildung, -erfassung, -verwaltung und -speicherung von unschätzbarem Wert sein. Solche etablierten Richtlinien schaffen wiederholbare und vor Gericht standhaltende Prozesse.

5. Erfüllung von Compliance- und regulatorischen Verpflichtungen auf der ganzen Welt

Finanzdienstleister sehen sich weltweit einer verschärften rechtlichen Kontrolle ausgesetzt und müssen mehr Vorschriften und Aufsichtsbehörden einhalten als jede andere Branche. Dies erfordert häufig eine schnelle Analyse einer Vielzahl von Kommunikationsdaten, die von Text- über Social Media-Nachrichten bis hin zu E-Mails reichen. Eine derart schnelle Datenbearbeitung ist nur durch den Einsatz anspruchsvoller eDiscovery-Lösungen möglich.

Darüber hinaus bietet eine auf den Finanzsektor zugeschnittene eDiscovery-Software die Möglichkeit einer unternehmensweiten Sicht auf eDiscovery-Projekte über eine zentrale Plattform für alle entsprechenden Aktivitäten. Überlappende Projekte können identifiziert und Dokumente, die in einem Land relevant sind, können so für die Verwendung in einem anderen Land bereitgestellt werden. Dies ist für Finanzdienstleistungsunternehmen besonders wertvoll, da eine Anfrage bei einer Finanzaufsichtsbehörde oft eine ähnliche Anfrage bei einer anderen nach sich zieht.

eDiscovery: Erfahrung kann nur durch mehr Erfahrung ersetzt werden

Erfahrene Finanzaufsichtsbehörden setzen in den meisten Fällen bereits auf „State of the Art“-Lösungen, um die Einhaltung von Vorschriften zu untersuchen und zu messen. Entgegen landläufiger Meinungen gehören Regulierungsbehörden nämlich tatsächlich zu den anspruchsvollsten eDiscovery-Anwendern. Finanzdienstleister sind daher gut beraten, die richtige eDiscovery-Technologie für sich zu finden, um eine effektive Compliance zu gewährleisten – und auf den Anbieter zu setzen, der bereits mit den entsprechenden Behörden zusammenarbeitet.

eDiscovery-Software- und Systemanbieter, die sich auf den Finanzdienstleistungssektor spezialisiert haben, sollten demnach bei Unternehmen, die auf der Suche nach Unterstützung sind, ganz oben auf der Liste stehen. Während die Prinzipien von eDiscovery in allen Branchen ähnlich sind, ist das Fachwissen über Branchengewohnheiten, Prozesse, Datenquellen, Landessprache und Gesetzgebung von unschätzbarem Wert.aj