Anwenderbericht: FinTech XPAY schaffte ERP-Einführung “SAP Business One” in nur 3 Monaten

ERP-Projekte müssen weder kompliziert noch langwierig sein. Das zeigt das Beispiel des FinTechs XPAY (Website). Das Münchener Start-up implementierte “SAP Business One” innerhalb von wenigen Wochen – während des Corona-Lockdowns. Ein Anwenderbericht

von Dirk Jens Herrmann, XPAY Head of Finance and Administration

Die Einführung eines ERP-Systems ist für ein Start-up-Unternehmen mit 40 Mitarbeitern wie XPAY ein gewaltiger Schritt. Besonders wenn sie, wie in unserem Fall, mitten in den Lockdown aufgrund der Covid-19-Pandemie fällt. Dennoch haben wir im April dieses Jahres mit der Implementierung von SAP Business One begonnen und sie mit Unterstützung der Berater von Versino in nur drei Monaten über die Bühne gebracht.

Komplexe Prozesse, aber keine Standardlösungen

Natürlich haben wir uns gefragt, ob eine so fundamentale Veränderung in solch schwierigen Zeiten eine sinnvolle Entscheidung ist. Doch mit Blick auf die Zukunft unseres Unternehmens war sie aus zwei Gründen unerlässlich: zum einen aufgrund unseres Geschäftsmodells und zum anderen aufgrund der schnellen Entwicklung und des Wachstums unseres Unternehmens.

Unser Geschäftsmodell verbindet Payment mit Kundenbindung.”

Wir bieten kleinen und mittelständischen Unternehmen die Möglichkeit, individuell gebrandete Prepaid-Kreditkarten an ihre Kunden auszugeben, mit der Option auf Kundengruppen zugeschnittener Werbung und Angebote mittels Datenanalyse-Tools. Möglichkeiten, die sonst globalen Konzernen vorbehalten sind. Zudem geben wir unter eigenen Marken Prepaid-Kreditkarten an Endkunden aus. Dieses Geschäftsmodell ist zurzeit einzigartig am Markt. Die Folge daraus ist, dass es für unseren Business Case keine Standardlösung gibt. Das heißt: Wir müssen mit Insellösungen für unterschiedliche Anwendungen arbeiten, die wir aber unter einem gemeinsamen Dach zusammenführen müssen.

Deshalb haben wir uns für das ERP-System SAP Business One entschieden.”

Zudem wächst unser Unternehmen sehr schnell. Im Verlauf des Jahres rechnen wir mit einem starken Anstieg der Zahl unserer Endkunden. Wir gehen auch davon aus, in Zukunft ins Ausland zu expandieren. Exakt zu prognostizieren oder gar zu planen sind diese Entwicklungen natürlich nicht. Deshalb brauchen wir eine leistungsfähige IT- und Prozesslandschaft, die sich flexibel an unser Wachstum anpassen lässt und die Geschäftsspezifika unterschiedlicher Länder abbilden kann.

Viele interne und externe Schnittstellen

Das Hauptziel war es, die Finanzbuchhaltung ins Haus zu holen, die zuvor extern abgewickelt wurde. Auswertung, strategische Planung und Steuerung basierten im Wesentlichen auf Excel-Listen. Zudem ist XPAY eine Unternehmensgruppe unterschiedlicher Einzelunternehmen, deren Prozesse auf eine einheitliche Basis gehoben werden müssen, um die Transparenz und Effizienz zu erhöhen.

Die größte technische Herausforderung bei der Einführung lag beim Schnittstellenmanagement. So brauchten wir eine interne Intercompany-Schnittstelle, um die Datenbanken zu verknüpfen und Buchungen zwischen den einzelnen Unternehmen in SAP Business One zu automatisieren.”

Weitere Schnittstellen enthalten Verknüpfungen zu unserer hausintern entwickelten DMS- und CRM-Software. Diese wiederum ist mit unserem autarken XPAY-System verknüpft, in dem Kunden ihre Karten laden und Transaktionsdaten nachverfolgen können. Eine weitere Schnittstelle wurde konzipiert, um den Kartenlieferanten anzubinden, der sich um die Produktion und Lieferung der Kartenrohlinge kümmert. Somit sind wir in der Lage, unsere Materialwirtschaft mit der des Kartenlieferanten zu verbinden. Bei der Implementierung hat es daher sehr geholfen, dass SAP für die Einführung von Business One ein Integrationstool bietet, das alle notwendigen Adapter und Übertragungsprotokolle enthält.

Schulungen per Teams & Zoom

Letztendlich war die schnelle Einführung jedoch nur möglich, weil wir mit Versino AG einen engagierten Partner an unserer Seite hatten, der die besonderen Herausforderungen unseres Geschäftsmodells versteht. Der Kickoff-Workshop fand während des Corona-Lockdowns in Form von mehreren vierstündigen Videokonferenzen statt. Bereits wenige Tage später konnten wir auf ein cloudbasiertes Testsystem zugreifen, mit dem unser Implementierungsteam, bestehend aus Mitarbeitern der Abteilungen Controlling und Accounting, online geschult wurde. So wurden sie zusammen auf die Fragestellungen im Pflichtenheft und die Arbeit mit SAP Business One vorbereitet. Zuvor mussten wir allerdings all unsere Mitarbeiter mit der entsprechenden Technik ausrüsten, um im Home-Office arbeiten zu können.

Neben den Online-Konferenzen brauchten wir selbstverständlich den täglichen intensiven Austausch, um den Stand und die weiteren Schritte des Prozesses zu besprechen und zu erarbeiten.”

Natürlich war es schwierig, sich unter den gegebenen Umständen optimal zu koordinieren und meinem Team die Freiheiten zu geben, sich voll auf das Projekt zu konzentrieren. Doch durch die besondere Arbeitssituation ist ein Vertrauensverhältnis entstanden, wie es sonst bei IT-Projekten eher selten ist. Das hat entscheidend dazu beigetragen, dass wir innerhalb von nur drei Monaten unser Hauptziel erreicht haben, die wichtigsten Prozesse und die Finanzbuchhaltung im neuen ERP-System zum Laufen zu bringen. In kleineren Folgeprojekten werden nun Schnittstellen angepasst und neue Anforderungen bearbeitet, die sich im Projektverlauf herauskristallisiert haben – bevor wir unsere Expansion weiter vorantreiben.aj