BPM-Trend: Verlagert die Verantwortung für Prozess­management in die Fachbereiche!

Prozessmanagement ist kein Selbstzweck. Um die erwarteten Effekte wie Effizienz, Kunden­orientierung und die Erfüllung regulatorischer Anforderungen zu erreichen, muss es in den verschiedenen Fachbereichen verantwortet und tatsächlich gelebt werden. Entsprechend müssen die einzelnen Fachbereiche eingebunden sein, denn dort sitzt die Fachkompetenz und die Kundenverantwortung. Heutige BPM-Tools unterstützen mit ihren nutzerfreundlichen Benutzeroberflächen, Reporting- und Dashboard-Funktionen diesen Trend.

von Enrico Lutz und Klaus Lehmann, Cofinpro

Die Prozessmodellierung mit BPM-Tools dient vielfältigen Zielen wie der Erfüllung regulatorischer Vorschriften, der Schaffung von Transparenz oder als Grundlage für eine fortlaufende Optimierung der Geschäftsabläufe.

Der Einsatz eines BPM-Tools endet also nicht mit der Migration einer textbasierten Schriftlich fixierten Ordnung (SfO). Richtig eingesetzt, können BPM-Tools die Rentabilität eines Kreditinstitutes positiv beeinflussen:

Dann, wenn BPM-Tools zum Instrument des Prozessmanagements werden und so zur Optimierung und Automatisierung genutzt werden.”

Dieses Potenzial wollen Banken zunehmend nutzen.

Im klassischen Modell erarbeitet das zentrale Prozessmanagement im Auftrag der Geschäftsleitung Veränderungsinitiativen, da aus einem zentralen Blickwinkel Veränderungsbedarf identifiziert wurde (z. B. Kostendruck oder Prüfungsfeststellungen). Die Fachbereiche nehmen dabei nicht zwingend eine ausführende und verantwortende Rolle ein, sondern sind eher davon getrieben, ihre Prozesse zu verteidigen.

Diese bis­he­ri­ge Rol­len­ver­tei­lung zwi­schen zen­tra­lem Pro­zess­ma­nage­ment und den Fach­be­rei­chen ver­än­dert sich zu­neh­mend zu­guns­ten ei­ner Füh­rungs- und In­itia­tiv­rol­le der Fach­be­rei­che und Pro­fit­cen­ter – schlie­ß­lich liegt dort auch die Ver­ant­wor­tung für den Pro­zess aus End-to-End-Sicht. Das be­deu­tet, die Pro­zess­ver­ant­wort­li­chen (PV) in den Fach­be­rei­chen wer­den zu Ge­stal­tern im Pro­zess­ma­nage­ment und da­mit kom­men sie in die tat­säch­li­che (ope­ra­ti­ve) Pro­zess­ver­ant­wor­tung. Dies ver­än­dert auch die Rol­le des zen­tra­len Pro­zess­ma­nage­ments: Es ist der Hü­ter der Pro­zess­ma­nage­men­t­or­ga­ni­sa­ti­on, sorgt für ei­ne ein­heit­li­che me­tho­di­sche Ba­sis im Pro­zess­ma­nage­ment und un­ter­stützt die Pro­zess­ver­ant­wort­li­chen in ih­ren Auf­ga­ben. Die Fach­ver­ant­wort­li­chen (FV) und Ko­or­di­na­to­ren, die sich z. B. um re­gu­la­to­ri­sche As­pek­te küm­mern, sor­gen in die­sem Mo­dell für ein­heit­li­che Re­geln bei über­grei­fen­den The­men (z. B. einheitliche Legitimationsprüfung).

Im Zentrum der Organisation stehen die End-to-End Prozesse mit ihren Prozessverantwortlichen, über die die wirtschaftliche Performance der einzelnen Prozesse gesteuert wird. Dies ist eine entscheidende Voraussetzung, um sinnvolle Optimierungsmaßnahmen zu identifizieren, zu entwickeln und umzusetzen.

Aufbau eines dezentralen Prozessmanagements:

Anpassung der Prozesskultur

Die Aufgabe der Prozessverantwortlichen ist die Steigerung des Kundennutzens und der Kundenzufriedenheit. Dies erfordert eine kontinuierliche Abstimmung mit den anderen Prozessbeteiligten, d.h. den Fachverantwortlichen, Koordinatoren und Prozessmanagern, um alle unternehmerischen Interessen angemessen zu berücksichtigen.

Um diese Rolle ausfüllen zu können, müssen die Prozessverantwortlichen anteilig unternehmerische Verantwortung übernehmen, über genügend „Durchsetzungskraft“ in der Organisation verfügen und eine entsprechende Prozesskultur schaffen bzw. vorfinden. Ihre Leistung – und die Zusammenarbeit mit anderen Stakeholdern – darf nicht nur am Geschäftsvolumen gemessen werden, sondern muss auch Kosten, Qualität, Zeit und vor allem Kundenzufriedenheit berücksichtigen. Dieser Kulturwandel ist Voraussetzung für Prozessmanagement als Erfolgsfaktor.

Für eine erfolgreiche Umsetzung sind daher gegebenenfalls organisatorische Anpassungen erforderlich.”

Insbesondere müssen die Prozessverantwortlichen trotz ihrer Fach- und Führungsverantwortung in die Lage versetzt werden, ihre unternehmerische Aufgabe wahrzunehmen. Neben der Rolle der Prozessverantwortlichen muss dann auch die Rolle der Fachverantwortlichen in ihrer Querschnittsfunktion im Prozessmanagement klar definiert sein, da die Prozessverantwortlichen nur in Verbindung mit den Fachverantwortlichen die Fachlichkeit über alle Bereiche eines End-to-End-Prozesses wirksam abdecken können.

Fachbereiche mit neuen Aufgaben und Möglichkeiten

Anpassungen im Prozessmanagement sind auch vor dem Hintergrund der Digitalisierung notwendig. Neue technische Möglichkeiten stellen den Fachbereichen zunehmend Tools zur Verfügung, die prozessunterstützend und -beschleunigend wirken. Insbesondere No-Code- und Low-Code-Technologien in den Tools ermöglichen eine sinnvolle Verlagerung der Verantwortung für die dezentrale Prozessoptimierung. Mit Blick in die Zukunft bieten sich auch zahlreiche KI-Anwendungen an, die in den Fachbereichen gezielt zur Steigerung der Prozesseffizienz eingesetzt werden können.

Die Anpassungen im Prozessmanagement sind langfristig angelegt, erfordern aber auch eine kontinuierliche aktive Unterstützung durch das Management. Besonderes Augenmerk ist dabei auf die Prozessverantwortlichen zu richten, die in erster Linie eine unternehmerische Verantwortung tragen, während sich der Auftrag zur Etablierung der Prozessverantwortung an die gesamte Führungsebene des Instituts richtet.

Fazit

Um Kosten, Qualität und Geschwindigkeit im Griff zu behalten, ist ein integriertes Prozessmanagement erforderlich. Dabei kommt der Ausgestaltung der Rolle des Prozessverantwortlichen eine besondere Bedeutung zu. Je nach vorhandener Organisationsstruktur und Zielsetzung muss auch das BPM-Tool diese dezentralen Anwender angemessen unterstützen.

Studie zum Download

Jede Organisation hat unterschiedliche fachliche und funktionale Anforderungen an ihr BPM-Tool. Cofinpro bietet einen herstellerneutralen Marktüberblick als Entscheidungshilfe an. Die im „BPM-Marktüberblick 2024“ analysierten Tools sind: ADONIS, Aeneis, BIC Platform, ibo, Process360 Live Platform und TopEase. Die Studie steht hier kostenfrei zum Download zur Verfügung. Enrico Lutz, Klaus Lehmann, Cofinpro