Ablösung von Lotus Notes durch Office 365 führt zur „New World of Work“ – Anwenderbericht der RBI

Die Zeiten ändern sich – und Tools manchmal eben nicht. So simpel kann der Anlass für eine Umstellung in der IT-Umgebung sein. Aus solchem Grund hat die Raiffeisen Bank International (RBI) 2018 von Lotus Notes auf Office 365 gewechselt. Der Anwenderbericht

von Sandra Caporale, Head of Collaboration Services RBI

Lange Jahre hat Lotus Notes bei der RBI konzernweit treue Dienste verrichtet. Zahlreiche Erweiterungen und Anpassungen haben ihren Teil dazu beigetragen.

Doch es ist schon so, dass im Laufe der Jahre auch ein „Müsste-mal“-Zettel entsteht. Auf ihm tauchen Collaboration-Funktionalitäten auf, die hilfreich wären, jedoch nicht vorhanden oder nur mit einigem Aufwand implementierbar wären.”

Müsste man mal anpacken – ein völlig normaler Vorgang. Auch, dass daraus im nächsten Schritt der „Sollte-mal“-Zettel wird, die nächste Eskalationsstufe ist sozusagen erreicht: Es ist klar, dass ein neues Tool Vorteile bringt, aber der Aufwand einer Migration ist noch nicht gerechtfertigt. In der Regel bedarf es jedoch noch ein paar weiterer Faktoren, ehe daraus genug Gründe für einen Projektstart reifen.

So war es auch bei der RBI: Mit einem Management-Wechsel kamen samt eines aktiven Anstoßes auch die viel zitierten „Buy-in“ und „Commitment“ als weitere Stimuli für ein entsprechendes Investment dazu. Die Inspiration durch eine der ausländischen Netzwerkbanken war ein wichtiger weiterer Grund, das Projekt der Notes-Ablösung zu forcieren: Eine der osteuropäischen RBI-Netzwerkbanken war innerhalb relativ kurzer Zeit sehr erfolgreich auf eine Cloud-Lösung zur Kollaboration umgestiegen und konnte so einen deutlichen Zugewinn an Funktionalitäten erlangen. Darüber hinaus konnte das Geldhaus messbar deutliche Kostenvorteile realisieren.

Damit gab es erste Erfahrungswerte, von denen der gesamte RBI-Konzern profitieren konnte – mit rund 47.000 Mitarbeitern in Österreich sowie Zentral- und Osteuropa war hier durchaus von einem großen Unterfangen auszugehen.”

Funktionen und eine Zusage seitens der Führungsebene sowie quasi ein positiver Proof-of-Concept sind beinahe die halbe Miete. Das passende Tool ist ein weiterer großer Brocken. Nach einer ergebnisoffenen Evaluierung fiel die Entscheidung, Lotus Notes durch Office 365 von Microsoft abzulösen und dabei auf Avanade als Partner zu setzen.

Eines der zentralen Argumente pro Microsoft war nämlich zeitgleich eine der größten Herausforderungen: Datenschutzkonformität. Andere Anbieter konnten den rein europäischen Datenverbleib ohne Backdoors etc. nicht gewährleisten. Darüber hinaus spricht für Microsoft einfach häufig auch das bewährte Tooling: Excel zählt etwa in einer Bank immer zu einer wichtigen Anwendung. Die Ablösung wäre schwierig, und ein Parallelbetrieb mit anderen Lösungen mindert die möglichen Kostenvorteile. Und auch die User wären nicht wirklich begeistert gewesen. Für Avanade als Partner sprachen die großen Erfahrungswerte im Microsoft-Ökosystem, die aus der Nähe zum Hersteller resultieren.

Clevere Migrationsstrategie

Es ist eine Binsenweisheit, dennoch sei – steter Tropen höhlt den Stein – gern nochmals darauf verwiesen: nutzen, was da ist. Nach links und rechts schauen ist einfach immer hilfreich. Für die RBI hieß das konkret: Die Erfahrungen der ersten Netzwerkbank nutzen und in einem ersten Schritt zwei weitere ausländische Netzwerkbanken migrieren. So ließ sich das Konzept für die Umstellung recht gut testen.

Die Migration selbst war dabei im Grunde recht reibungslos und ging in nur fünf Monaten über die Bühne.”

Gründe dafür waren eine solide Planung und auch die vergleichsweise einfachen Umgebungen. Denn die Plattformen als solche sind ja recht lang etabliert und insbesondere bei weniger komplexen Landschaften ist eine solche Umstellung im Grunde Tagesgeschäft:

Analyse des Ist-Zustands samt „Inventur“ von Anwendungsfällen bis Anforderungen, Plan erstellen und diesen umsetzen – kein Problem, solange es nicht zu kompliziert ist.”

Und dieser letzte Satz bereitet schon den inhaltlichen Weg für die Herausforderungen im RBI-Head-Office: Die Umgebung ist in einem so großen Gebilde naturgemäß nicht mehr ganz so simpel. So gab es in Österreich etwa deutlich komplexere Use Cases wie eine in Notes automatisierte Ablage von Mails. Durch Themen wie dieses ist es nicht möglich, einen zuvor erfolgreichen Plan mit etwas mehr Zeitpolster zu versehen und dann 1:1 umzusetzen; das muss jedem Beteiligten zuvor klargemacht werden. Bei der RBI konnte dennoch ohne erneute Analysephase die direkte Umsetzung angepackt werden. Das war zwar bisweilen eine sportliche Angelegenheit, aber andererseits doch immer noch besser, als sich in Analysen zu verlieren.

Fail fast, learn fast – da ist etwas dran. Es ist allerdings auch so, dass ein Management immer wieder aktiv an dieses Paradigma und dessen Vorteile erinnert werden sollte. Nur so lassen sich Eskalationen und Schuldzuweisungen vermeiden, wenn die „Fails“ kommen.”

Ein weiterer positiver Aspekt aus der ersten Migrationsphase mit den beiden Testbanken war der Spirit, der durch dieses Projekt entstanden war. Auch solche Mechanismen sollte ein Team nicht unterschätzen: Erste Erfolge aus einfacheren Projekten können deutliche Motivationssteigerungen für die folgende komplexere Aufgabe mit sich bringen. Da werden Kräfte freigesetzt, die es zu nutzen gilt! So konnten auch die vorhandenen Herausforderungen angegangen werden – ein Vorgang, der bis einschließlich zum Migrationswochenende dauerte, bis hin zur Arbeit in einzelnen Skripten. Gerade das Rights Management ist in Notes und O365 recht unterschiedlich: Nach 25 Jahren Notes gab es sehr diffizile Berechtigungen. Ein Green-Field-Ansatz wäre hier wünschenswert gewesen, doch fehlende Vergleichsprojekte hätten einen Großteil des möglichen Vorteils zunichte gemacht. Auch weil es vorab keine definitiven Zahlen gab, war die Umstellung hier aufwändiger: Mehr als eine Million Berechtigungen mussten überführt werden. Anfangs waren dabei pro Vorgang drei Sekunden fällig, Avanade konnte das jedoch auf eine bis zwei Sekunden reduzieren.

Migrationsvorgang ohne Auswirkung auf User

Eines der Ziele eines jeden solchen Projekts muss es natürlich auch sein, dass am Montag nach der Migration die User nicht beim Support Schlange stehen – und das hat funktioniert: Unsere User-Migration war erfolgreich, es gab keine spürbaren negativen Auswirkungen für die Anwender. Das lag unter anderem auch daran, dass von Anfang an das Security-Thema ein großes war. Die sichere Anmeldung an Cloud-Diensten etwa, bei der Passwörter nicht in der Cloud liegen, wurde von Anfang an eingeplant, weshalb auch die Anmeldung durch die User letztlich ab ovo reibungslos funktioniert hat. Die kleineren, Security-bedingten Einschränkungen lassen sich dabei in der Tat verkraften und bieten in Summe wichtige Vorteile. So ist das Mobile Device Management (MDM) etwa so ausgelegt, dass es bei der Anmeldung abschottet. Eine Anmeldung von Internet-Cafés irgendwo auf der Welt ist so zum Beispiel nicht möglich, aber das ist ja auch das Ziel der Übung:

Wenn ein Device nicht über die Organisation verwaltet wird, erhält es keinen Zugang.”

Dass die Sicherheit auf dem hohen Niveau gehalten wurde, ist allerdings noch kein Vorteil. Aber es gab positive Folgen: Die gewünschte „New World of Work“ hat in der Tat erstaunlich schnell Einzug gehalten. Das liegt in vor allem an der Konzeption der Tools: Wo bei Notes nach dem Schema „ich habe es in meiner Mailbox“ gearbeitet wurde, sieht die Welt von Office 365 nun einmal völlig anders aus: Teams, OneDrive, Skype… eine ganze Armada an Funktionen hat das Arbeiten angenehmer und produktiver gemacht. Das ist ein Paradigmenwechsel gewesen.

Dabei muss fairerweise gesagt werden: Notes wurde für etwas verwendet, wofür es nicht geplant war: Collaboration über Mailbox. Dass Office 365 da besser abschneidet, liegt in der Natur der Sache.”

Zudem profitieren die weiteren Netzwerkbanken. Skype bietet da große Vorteile, etwa wenn ein Experte für ein bestimmtes Thema nicht in der Filiale ist. Hier schalten unsere Netzwerkbanken per Video einfach den passenden Ansprechpartner aus einer anderen Filiale dazu – wichtig, weil die Zahl der Experten in den etwas kleineren Niederlassungen im Ausland nicht so groß ist wie in Österreich selbst. Solche Video-Chats sind also durchaus hilfreich für die Kundenberatung. Auch Vertriebs-Meetings finden nun häufig mit Skype statt. Überdies konnte die RBI Kostenvorteile beim Storage erzielen, da kein Backup mehr on premise vorgenommen werden muss – das kann Microsoft direkt übernehmen. Und auch der Blick in die Zukunft ist natürlich wichtig: Wo Notes doch ziemlich zu Ende entwickelt ist, wird Office 365 weiter interessante neue Funktionen erhalten; so werden im Zeitverlauf auch weiter die Kosten sinken, wenn vorhandene MS-Lizenzierungen die Ablösung separater Tools ermöglichen. Beim MDM war das etwa bereits der Fall, Stream ist ein weiteres Beispiel dafür. Doch es bleibt auch festzuhalten:

Nicht jeder Mehrwert kann klar kommuniziert und gemessen werden. Es ist schwer darstellbar, wie im Unternehmen besser kommuniziert wird. Aber wer dort arbeitet, merkt: Es ist so.”Sandra Caporale, RBI