Den administrativen Anteil am Geschäft von 70 auf 30 Prozent per IT-Lösung senken – der Anwenderbericht

Die EFS Euro-Finanz-Service Vermittlungs AG will ihre Vertriebspartner mit digitalen Lösungen im täglichen Geschäft unterstützen. Ziel: Vermeiden von zeitraubenden administrativen Aufgaben und analogen Prozessen. Wie man die administrativen Aufgaben von 70 auf 30 Prozent per IT-Lösung gedrückt hat, erklärt

Thomas Gruber, IT-Planung & Steuerung digitaler Transformation, Euro-Finanz-Service 

Durch die derzeitige Lage rund um den Corona-Virus wird eine digitale Beratung der Kunden zum Überlebensfaktor für zahlreiche Unternehmen, auch im Finanz- und Versicherungswesen. Die Schwierigkeit, analoge und regulierte Prozesse kurzfristig zu digitalisieren, stellt zahlreiche Unternehmen vor eine Herausforderung. Dank der frühzeitigen Planung zur Digitalisierung des Vertriebsprozesses und der agilen Entwicklungsmethodik konnte EFS durch ein vorgezogenes Go-Live die Fortführung des Geschäfts für nahezu alle Mitarbeiter in kürzester Zeit umsetzen.

Zum Projektstart lag der administrative Anteil am analogen operativen Geschäft bei ca. 70 Prozent (Dokumente ausfüllen, scannen, ausdrucken, ausfüllen, erneut einscannen etc.), der durch den Einsatz der neuen Lösung auf ca. 30 Prozent mehr als halbiert werden konnte. Die ReqPOOL Deutschland unterstützt in Zusammenarbeit mit verschiedenen Entwicklungshäusern die EFS hierbei mit Product Ownern und Entwicklern im Auswahl- und Entwicklungsprozess und der Bereitstellung der benötigten Software.

Agile Entwicklung & Co-Creation-Modus

Für die Entwicklung des Vertriebsportals mit insgesamt 10 direkt beteiligten Personen (Scrum Master, Software Lead, Developer, UI/UX Expert, Product Owner, Production Instance Manager, Database Manager) aus drei Unternehmen steht vor allem der kontinuierliche Austausch, eine hohe Geschwindigkeit, höchste Software-Qualität und die Sicherstellung einer flexiblen und wachstumsfähigen Architektur im Vordergrund. Aus diesem Grund läuft der Entwicklungsbetrieb agil und in 2-wöchigen Sprints. Die Anforderungen werden wöchentlich in enger Zusammenarbeit mit dem Kunden erhoben.

In den ersten 1,5 Jahren des Projekts wurde nach Scrum gearbeitet, um bereits Veränderungen in den Anforderungen und eine Microservices-Architektur sowie verteilte Verantwortlichkeiten sicherzustellen.”

Da sich Anforderungen während der Corona-Krise fast täglich geändert haben, wurde innerhalb des Teams entschieden, auf Scrumban umzusteigen, sodass noch mehr Flexibilität im Entwicklungsbetrieb gewährleistet werden konnte. Um eine hohe Entwicklungsgeschwindigkeit beizubehalten, wurde das Ticketsystem YouTrack eingesetzt. Dieses erfüllt bereits alle notwendigen Anforderungen zur Transparenz und Projektsteuerung und macht zusätzliche Overhead-Aufgaben und Tools wie ein Projektwiki überflüssig.

Agilität im Technologiestack – Open Source und offene APIs optimieren Flexibilität & Performance

Für die Definition des Technologiestacks spielten gleich mehrere Faktoren eine zentrale Rolle. Die Variabilität, Austausch- und Erweiterbarkeit der Komponenten sowie die bestmögliche Unterstützung des agilen Entwicklungsprozesses im Hinblick auf die Microservices-Architektur, Geschwindigkeit und Software-Qualität wurden dabei als allgemeine Grundlage definiert.

Darüber hinaus sind die Vertriebspartner der EFS freie Mitarbeiter, die somit keine direkte Vorschrift der Endgerätebenutzung besitzen, sodass ein responsives Design für alle Endgeräte entwickelt werden, das gleichzeitig die Performance einer nativen App aufweist.”

Insbesondere auf mobilen Endgeräten und außerhalb von größeren Internetbandbreiten muss das System ebenso funktionieren. Schlussendlich spielen auch die Sicherheit und der Datenschutz sowie die Anforderungen der regulierenden Behörden eine Rolle, da sensitive und personenbezogene Daten unweigerlich verarbeitet werden müssen.

Aus diesem Grund fiel die Entscheidung auf einen Technologie-Stack aus Open-Source-Komponenten, der zusätzlich zwei Drittanbietersysteme über REST API integriert.

Die Wahl der einzelnen Komponenten stellt eine ausreichende Performance der Systeme sicher. Diese wird insbesondere aufgrund ihrer Konfiguration und eingeschränkter Zugriffsrechte einzelner Systeme konfiguriert. So wurde beispielsweise ein zusätzliches Caching-System entwickelt, das die Auslastung der Bandbreite über den Server optimiert und so einen Großteil von Prozessen kanalisiert, um nur notwendige Befehle und Elemente für eine jeweilige Beratung zu laden und bereitzustellen. Das Datenbanksystem selbst greift nur auf die notwendigen Daten für die Finanzanalyse und Produktvergleiche zu.

Dieses Zusammenspiel der einzelnen Bereiche ermöglicht den orts- und geräteunabhängigen Zugriff auf die relevanten Informationen für einen vollständigen Beratungs- und Vergleichsprozess der Angebote.

• Frontend: Thymeleaf, HTML/Java-Stack & Bootstrap: Basis für die endgeräteunabhängige Bereitstellung und hohe User Experience inkl. Dokumentenmanagement und Bearbeitung mit dem Kunden.
• Backend: Spring Boot / Java 11: Das leistungsfähige Framework sorgt dafür, dass die Performance des Portals maßgeblich von der Internetgeschwindigkeit abhängig ist. Die Kernfunktion der Dokumentenverwaltung kann aufgrund der intelligenten Caching-Funktionen und der Integration der Drittanwendungen lokal erfolgen, sodass Serveranfragen maßgeblich nur bei der finalen Übermittlung an die jeweilige Versicherungsgesellschaft stattfinden. Durch die Integration via REST API können die Datenbank und das EFS-ERP-System direkt angesprochen sowie die Übertragung an die Schnittstellen der Versicherungen (via Bridge-Modul auf SOAP-Standard) sichergestellt werden.
• Enablement- & Datenbankdienste: Zum Verwalten und Speichern der User und Kunden wird ein CRM genutzt. Der Kommunikationsprozess via API verläuft unidirektional ausgehend vom CRM. Gleichzeitig kann das CRM über die Schnittstelle aktualisierte Daten und Updates an den Server spielen oder neu hinterlegte Kundendaten abrufen, wodurch ein bidirektionaler Datenfluss ermöglicht wird. Durch die Integration von einer Online-Unterschriftenlösung können Versicherungsmakler und Kunden rechtsverbindliche Dokumente und Formulare elektronisch signieren und bearbeiten. Die Lösung informiert über abgeschlossene Prozesse und neue abrufbare Dateien.
  Damit der Server und die Datenbank nicht unnötig belastet werden, wurde ein Signing-Map Caching-System implementiert, welches dabei hilft, nur die wesentlichen Anfragen auszuführen.
  Der Admin aktiviert die User, die aus dem CRM kommen. Mit Hilfe von CRUD-Operationen kann er die Umfragen über eine Konfigurationsansicht dynamisch verwalten.

Das Vertriebsportal der EFS beweist, dass agile Entwicklungsmethoden, Open-Source-Technologien und eine gezielte Digitalisierung von Kerngeschäftsprozessen einen erheblichen Mehrwert für die Finanzdienstleistungsbranche heben können.

Die Reaktionsgeschwindigkeit, das Go-Live aufgrund von Corona vorzuziehen, versetzt EFS auch jetzt in die Lage, handlungsfähig zu sein.”

Durch das flexible Design können auch zukünftig neue Funktionen implementiert werden und Veränderungen seitens der Versicherungspartner und Aufsichtsbehörden direkt berücksichtigt werden. Thomas Gruber, Euro-Finanz-Service