Digitalisierter Orderflow – So profitieren Finanzprozesse von der Digitalisierung

Zu schwierig, zu unsicher, zu wenig Nachfrage – das sind die Vorurteile, die der Digitalisierung in der Finanzbranche intern wie extern bisher entgegenschlugen. Signaturlösungen sind aber gerade für Banken und Versicherer wichtig. Digitalisierter Orderflow kann interne und externe, kundenzentrierte Prozesse beschleunigen und verschlanken helfen.

von Michael Rave, Solution Architect bei DocuSign und Philipp Schäfer, Digital Offering Specialist bei der DWS

Seit die eIDAS-Verordnung die Erstellung, Prüfung und Aufbewahrung elektronisch signierter Verträge europaweit geregelt hat, wird die eSignatur für den DACH-Markt immer interessanter. Während der Gesundheitsbereich und die öffentliche Verwaltung schon fleißig ihre Prozesse digitalisieren, tut sich der Finanzbereich teilweise noch schwer.

Ein Grund dafür sind die hohen Anforderungen der Aufsichtsbehörden an die Datensicherheit von Tools, die für die digitale Transformation eingesetzt werden sollen. Die lokalen und EU-weiten Datensicherheitsanforderungen fordern neben vielen noch vorhandenen Legacy-Systemen ein hohes Maß an Sicherheit beim Transfer von personenbezogenen Daten, auch für den Unterschriftenprozess. Hier schreibt die eIDAS-Verordnung vor, welche Qualität (Standard vs. qualifiziert) die jeweilige Unterschrift haben muss.

Die qualifizierte Signatur (QES) ist etwa im Asset Management ein oft gewähltes Mittel, da sie ein Höchstmaß an Sicherheit und Authentifizierung mit sich bringt.”

Gerade die Finanzindustrie ist ein Paradebeispiel für den Einsatz der elektronischen Signatur: Dokumente und Verträge stellen die Basis allen Handelns der Branche dar. Jede Transaktion, sei es eine Kontoeröffnung oder der Prozess des An- und Verkaufs von Wertpapieren, basiert auch auf institutioneller Seite auf einem Vertrag, der am Ende des Prozesses unterschrieben werden muss.

Dokumente und Verträge sind die Basis der Finanzindustrie

Eine Unmenge an Prozessen muss in die digitale Welt überführt werden. An jeder Transaktion, jeder Kontoeröffnung und jedem An- und Verkauf von Wertpapieren sind mehrere Parteien beteiligt, die mitunter in unterschiedlichen Ländern und Gesetzeslagen operieren.

Dabei muss der Bank- und Finanzbereich neben KYC-Überprüfungen zusätzliche strenge Regularien einhalten und ist gleichzeitig mit besonders kritischen Kundendaten betraut.”

Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) erfordert eine ID-Verifikation des Unterzeichners und ist deswegen für die Branche interessant.

So funktioniert digitaler Orderflow mit der qualifizierten elektronischen Signatur für einen Asset Manager

Wie kann so ein digitalisierter Prozess konkret aussehen? Betrachten wir das am Beispiel des Orderflow im Asset Management. Will ein Kunde eine Order platzieren, werden die manuellen Freigaben von bis zu fünf Parteien benötigt:

• Anleger (Privatkunde oder institutioneller Anleger, häufig im Vier-Augen-Prinzip)
• Notar / Treuhänder (z.B. bei Versicherungsbeständen)
• Verwaltungsstelle
• Asset Manager

Die Freigaben umfassen mehrmaliges Prüfen, Drucken und Unterschreiben der Dokumente, die dann wiederum neu eingescannt und per Fax versandt werden müssen. Der Prozess ist zeit- und arbeitsintensiv und kann sich über Stunden, wenn nicht Tage hinziehen – manuelle Fehler sind ein zusätzliches Risiko. Mit der qualifizierten elektronischen Signatur kann der gesamte Prozess in wenigen Minuten abgeschlossen und die Order freigegeben werden.

Die Daten werden dabei digital direkt mit übertragen – manuelle Aufwände auf Sender- und Empfängerseite entfallen.”

Der Unterzeichner kann sich dafür an jedem beliebigen Ort weltweit aufhalten, solange er ein Browser-fähiges mobiles Endgerät mit Internetzugang besitzt. Um eine Order mit der qualifizierten elektronischen Signatur freizugeben, muss jeder Unterzeichner im Voraus persönlich authentifiziert worden sein. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:

ID-Verifikation durch Zertifizierungsanbieter

• Persönliche Authentifizierung: (Elektronische ID, USB-Stick oder Smart-Card-Reader): Der Unterzeichner wird persönlich etwa von der Bundesdruckerei identifiziert, indem ihm ein sog. „Signer Held Certificate“ ausgestellt wird. Er erhält ein elektronisches Zertifikat, welches er zwei Jahre lang für qualifizierte elektronische Unterschriften nutzen darf.
• ID-Verifikation via Video: Der Unterzeichner führt einen kurzen Videoanruf mit einem speziell geschulten Identifikationsspezialisten durch, der die Echtheit des Ausweises via Video-Chat überprüft. Anbieter solcher Services sind z. B. IDNow, Sign-Me oder WebID. Auch diese Authentifizierung ist bis zu zwei Jahre gültig.

Der Prozess kann mittels eines Mobile-TAN-Verfahrens nochmals abgesichert werden. Zusätzliche Integrationen können Dokumente mit Berechtigungen versehen, sodass sie nur bestimmte Berater einsehen können.

Das ist besonders bei kritischen Daten, wie wir sie im Asset Management vorfinden, maßgeblich.”

Ein zusätzlicher wichtiger Punkt ist die Legalität der Unterschrift, die bei der QES aber wie bei allen elektronischen Unterschriften gegeben ist. Unabhängig davon, wie sich der Kunde authentifiziert, gilt durch die eIDAS-Verordnung: Ein Dokument, das mit einer qualifizierten elektronischen Signatur signiert wurde, ist in allen EU-Mitgliedsstaaten ebenso rechtlich bindend wie ein Dokument mit handschriftlicher Signatur.

Elektronische Signatur im Finanzbereich – so profitieren die Institute

Wie das Orderflow-Beispiel aus der Vermögensverwaltung zeigt, verschlankt die elektronische Signatur interne und externe Prozesse bei gleichbleibender bzw. sogar erhöhter Sicherheit – denn Fax und E-Mail sind nicht mehr zeitgemäß. Das digitale Signieren von Dokumenten, eingebettet in End-to-End-Prozesse, erspart das Scannen oder Neukodieren von Daten, reduziert Fehler und ermöglicht den Mitarbeitern, sich auf höherwertige Aufgaben zu konzentrieren. Das Institut benötigt neben dem Signer-Held-Kartenlesegerät weder intern noch extern zusätzliche technische Gerätschaften, um Kunden oder Mitarbeitern die Aufgabe von Ordern oder die Einrichtung eines Kontos via elektronischer Signatur anbieten zu können. Der gesamte Signaturprozess läuft online und über die Cloud-Plattform des Anbieters für Signaturprozesse ab.

Wenn es im Rahmen der DSGVO zu einer Prüfung kommt, ist bei gedruckten Dokumenten oft schwer nachvollziehbar, wie viele Daten des Kunden im Umlauf sind und wo sich diese im Archiv befinden. Nicht zuletzt profitieren daher auch KYC-Prozesse von der zentralen Verwaltung des Orderflow, die durch digitale Dokumente möglich wird. Moderne Abstimmungsplattformen auf Cloudbasis ermöglichen nicht nur die zentrale Verwaltung und Organisation der elektronischen Dokumente, sondern auch das Nachvollziehen von Änderungen im Nachgang. Im internationalen Geschäftsverkehr können dabei lokale Rechtsvorgaben berücksichtigt werden, beispielsweise die Tatsache, dass in Japan und China mitunter zusätzlich zur digitalen Unterschrift ein digitaler Firmenstempel benötigt wird.

Deutsche Finanzinstitute müssen digitaler denken lernen

Einige Finanzunternehmen machen es vor und nutzen elektronische Abstimmungsprozesse und Orderflow schon jetzt in Bereichen wie dem Vertrieb, bei der Kreditvergabe, im Kundenservice oder bei der Rechnungsstellung. Um für die digitalisierte Zukunft gerüstet zu sein, ist es aber notwendig, dass der gesamte Finanzbereich nachzieht und auch intern digitaler, effizienter und flexibler wird.

Und das je früher desto besser, denn: Technologien entwickeln sich stetig weiter.”

Die Einführung der elektronischen Signatur ist hier ein erster Schritt zu übersichtlichen Abstimmungsprozessen und zu einer digitalisierten Bank der Zukunft.aj