Kein Buch mit sieben Siegeln: Daten-Workflows im Finanzsektor clever automatisieren

Um ihre betriebliche Effizienz zu verbessern, setzen viele Banken auf Prozessautomatisierung, um beispielsweise den Service und die Kundenkommunikation zu verbessern. Doch nur, wenn die Automatisierung von Workflows sauber umgesetzt und in eine zukunftsfähige Datenstrategie eingebunden wird, wird sie tatsächlich erfolgreich sein.

von Ari Albertini, COO FTAPI Software

Ein automatisierter Prozess orchestriert mittels einer Software Unternehmensanwendungen, Kundenportale, Decision-Management-Systeme, mobile Anwendungen, Chatbots oder Sprachsteuerungssysteme über Anwendungen und Systeme hinweg zu einem durchgängigen und konsistenten Ende-zu-Ende-Prozess. Dieser macht an Abteilungsgrenzen nicht Halt. Ziel ist es, die menschliche Interaktion mit IT-Systemen auf ein Mindestmaß zu reduzieren. Allerdings wird ein Ablauf oder Prozess, der im Analogen schlecht, das heißt ineffizient, zeitintensiv und teuer ist, in der digitalen Variante nicht schlagartig besser. Vor dem Start eines Automatisierungs-Projekts sollten sich Unternehmen deshalb die einzelnen Arbeitsschritte im Prozess genau ansehen und analysieren, ob und wie sich diese in digitaler Form nutzen, anpassen und abkürzen lassen.

Mit niedrigschwelligen Prozessen beginnen

Damit Unternehmen das Potenzial ihrer digital vorliegenden Daten voll ausschöpfen können, sollten die Verantwortlichen bei der Automatisierung nicht sofort mit komplexen Arbeitsabläufen beginnen, sondern erst die niedrigschwelligen Prozesse identifizieren und digitalisieren. Diese enthalten meistens kleinteilige Arbeitsschritte und Wiederholungen und sind für den Menschen oft monoton. Bei typischen Anwendungen wird beispielsweise die gleiche Art von Daten immer wieder in dieselben Formulare eingegeben oder Daten, die digital eigentlich schon vorhanden sind, müssen ein zweites Mal in ein anderes System übertragen werden.

Standardisierte, repetitive Prozesse wie Kunden-Onboarding lassen sich häufig mit geringem Aufwand und leichtgewichtigen Software-Lösungen automatisieren und sind daher als Einstiegspunkt für die Workflow-Automatisierung bestens geeignet.”

Aufbauend auf den gewonnen Erfahrungen können Unternehmen dann zum nächsten Schritt übergehen und fachlich komplexere Prozesse digitalisieren.

Digitalisieren statt postalisch versenden

Der Finanzsektor produziert täglich Unmengen unterschiedlichster Dokumente. Diese werden anschließend klassifiziert, abgelegt, weiterverarbeitet und innerhalb oder außerhalb des Unternehmens geteilt. Besonders wichtige Dokumente zur formalen Kommunikation, beispielsweise an Notare, Anwälte oder Schuldner, versendet ein Großteil der Finanzdienstleister jedoch noch postalisch. Anstatt vertrauliche Dokumente wie Mitteilungen, Verträge, Urkunden oder Kontoauszüge zeitaufwändig zu scannen, auszudrucken und händisch zu kuvertieren, wäre es effektiver, diese zu digitalisieren und schrittweise in die bestehenden Systeme zu integrieren. Eine Automatisierungssoftware wird diese Aufgaben wesentlich schneller erledigen. Denn im Gegensatz zum Menschen führt sie die einzelnen Arbeitsschritte nicht hintereinander aus, sondern immer parallel. Ein automatisierter Workflow wird lästige Routineaufgaben übernehmen und beispielsweise den Eingang der Rückmeldung nachhalten.

Um Abläufe abteilungsübergreifend zu optimieren, müssen sich die Daten automatisiert und ohne Medienbruch von einem System in ein anderes übertragen lassen. Dazu werden die Workflows über Schnittstellen in angrenzende Systeme transportiert. Eine geeignete Workflow Automation Software wird bei der Übertragung die unterschiedlichen Formate harmonisieren, sodass Unternehmen nicht erst ihre gesamte Software-Landschaft umbauen müssen.

Schnelle und präzise Entscheidungen treffen

Im Zahlungsverkehr sind schnelle Entscheidungen für Kunden besonders wichtig. Die Automatisierung von Kernprozessen kann Bankmanager, Bankangestellte und Kundenberater dabei effektiv unterstützen. Beispielsweise bei der Beurteilung, ob die Voraussetzungen für die Einrichtung eines Kontos vorhanden sind oder ob ein Kunde die Bedingungen für einen Kredit erfüllt.

Über automatisierte Entscheidungsregeln lassen sich Spezifikationen definieren, die einen potenziellen Kreditnehmer und seine demografischen Eigenschaften beschreiben.”

Auf Basis dieser Informationen erfolgt dann eine standardisierte Bewertung der Kreditrisiken, des anzuwendenden Zinssatz und weiterer anfallenden Gebühren. Auf dieser Basis können Banken und Finanzdienstleister schneller als bisher präzise und vor allem konsistente Entscheidungen treffen.

Genaues Einhalten von Vorgaben und gesetzlichen Regelungen

In stark reglementierten Märkten wie der Finanzbranche sind die Regularien, wie bestimmte Daten auszutauschen und aufzubewahren sind, besonders strikt.

Verstöße können teuer werden oder die Aberkennung von Zulassungen und Zertifizierungen bedeuten. Mittels automatisierter Entscheidungsregeln lässt sich dabei das Einhalten bestimmter Compliance-Regeln überprüfen.”

Beispielsweise ist ein Workflow denkbar, der Banken unterstützt, die Kreditvergabe entsprechend der gesetzlichen Kriterien durchzuführen und diese Aktivitäten gegenüber Behörden dokumentiert. Zudem ist es mittels Automatisierungs-Tools möglich, die Weitergabe empfindlicher Daten auf einen kleinen Personenkreis zu beschränken und so das Risiko für die versehentliche Weitergabe an Unbefugte weitgehend zu reduzieren.

Datensicherheit ist Pflicht

Allerdings wird der effizienteste automatisierte Workflow einem Unternehmen nur wenig Nutzen bringen, wenn die verarbeiteten Daten nicht oder unzureichend geschützt sind. Kein oder nur ein lückenhafter Datenschutz erhöht die Wahrscheinlichkeit für Cyberattacken und damit für den Verlust von Daten und den darin enthaltenen Informationen. Vielen Unternehmen scheint dabei nicht klar zu sein, dass selbst ein aus Nachlässigkeit verursachter Verstoß gegen die Datensicherheit kein Kavaliersdelikt ist, das rechtlich ohne Konsequenzen bleibt. Sobald Informationen vom Kunden auf digitalem Weg ankommen oder über diesen Weg das eigene Unternehmen verlassen, müssen die Daten geschützt sein. Das fordert nicht nur die DSGVO, etwa wenn es um personenbezogene Daten geht. Für den Finanzsektor gelten zusätzlich strenge Compliance-Regeln und Regularien, deren Auflagen zwingend einzuhalten sind. Datensicherheit ist deshalb für diesen Bereich keine Option, sondern absolute Pflicht!

Um Cyberkriminellen möglichst wenig Angriffspunkte zu bieten und einen unerwünschten, meistens unbemerkten Datenabfluss zu verhindern, sollte der gesamte Datenaustausch gesichert und Ende-zu-Ende-verschlüsselt erfolgen.”

Geeignete Plattformen sorgen dafür, dass die Daten nicht nur gesetzeskonform bearbeitet werden, sondern während des gesamten Workflows Ende-zu-Ende verschlüsselt sind. Revisionssichere Prozessautomatisierungen verhindern zudem eine nachträgliche Datenmanipulation, etwa wenn diese in bestimmten Zeiträumen an eine Audit-Stelle gemeldet werden müssen.

Der Faktor Mensch wird wichtig bleiben

Eine effektive Automatisierungsstrategie ermöglicht es, Geschäftsabläufe sukzessive zu standardisieren und die Qualität und Transparenz der Prozesse nach und nach zu steigern. Jeder erfolgreiche Automatisierungsschritt wird weiteres Verbesserungspotenzial offenlegen, sodass der Anteil an automatisierten Prozessen im Unternehmen stetig wächst.

Nicht jeder Prozess kann oder sollte jedoch automatisiert werden.”

Es gibt eine ganze Reihe von Prozessen, vor allem solche, die eine individuelle Kundenbetreuung erfordern oder im Bereich Strategie-Entwicklung liegen, für die in Zukunft der Faktor Mensch von großer Bedeutung sein wird. Sichere Workflow-Automatisierung wird den Mensch nicht ersetzen, sondern ihm lediglich Aufgaben in Bereichen abnehmen, die für ihn ohnehin monoton sind und wenig Kreativität bieten.Ari Albertini, FTAPI Software