Pleo-Spesenabrechnung jetzt mit DATEV-API

Knapp ein halbes Jahr nach dem Marktstart in Deutschland liefert das FinTech Pleo die versprochene DATEV-Anbindung aus. Nun können Unternehmen die Abrechnung der Mitarbeiter-Kreditkarten auf Knopfdruck an den Steuerberater übermitteln.

Pleo bietet nicht nur Kreditkarten für Unternehmen an, sondern auch eine Administrationsplattform, die die Ausgaben der einzelnen Mitarbeiter zu weiten Teilen automatisiert in die Buchhaltung übernimmt. Im Oktober 2019 startete das dänische FinTech auch in Deutschland und schnell wurde klar, dass für Kunden hierzulande eine DATEV-Anbindung Pflicht ist.

Ab sofort kann Pleo diese Funktion zur Verfügung stellen und nach der Zahlung automatisiert Beträge und Steuern für die Abrechnung nicht nur an die eigene Buchhaltung, sondern auch direkt an DATEV übertragen. Nach eigenen Angaben sei man das erste Unternehmen in diesem Segment, das diese Möglichkeit anbietet.

Abrechnungsprozess vereinfacht

Das FinTech setzt für den digitalen Datenaustausch zwischen Unternehmen und Steuerberater auf die webbasierte Online-Schnittstelle DATEVconnect. Pleo selbst verantwortet die Entwicklung der Schnittstelle und auch den Datentransfer bis zum Datenübergabepunkt DATEVconnect online im DATEV Rechenzentrum. Die DATEV habe in Prüfszenarien den technisch fehlerfreien Datenaustausch bereits bestätigt, so das Unternehmen.

Ausgaben lassen sich nun mit geringem Aufwand in die Buchhaltung übernehmen. Nach dem Scan des Belegs mit dem Smartphone übermittelt der Mitarbeiter die Abrechnung mit einem Klick an das Office-Management. Dort reicht eine einzelne Bestätigung, um alle benötigten Daten automatisch an DATEV weiterzuleiten, wie Höhe der Ausgabe, Umsatzsteuer, Sachkonto, Belegbild, die Zuordnung zum Mitarbeiter, den Zeitpunkt der Buchung, die Währung oder auch den Berichtigungsschlüssel sowie zeitnah die Kostenstelle. In der Steuerkanzlei werden die gesendeten Daten dann medienbruchfrei in die DATEV Buchhaltung übernommen und verarbeitet.

„Wir nähern uns mit dieser Kooperation dem Ende der manuellen Administration von Unternehmensausgaben an. Egal ob Einzelkanzlei oder Sozietät: Die Automatisierung administrativer Aufgaben wird für Partner verschiedener Größenordnungen zum Kinderspiel.“

Marie Moesgaard, Country Managerin Pleo Deutschland

Kunden und Kanzleien im Blick

Alle Ausgaben der einzelnen Mitarbeiter sind in der Pleo-Plattform in Echtzeit einsehbar. Hier können beispielsweise auch die Limits für einzelne Mitarbeiter konfiguriert werden. Nachdem zunächst nur Prepaid-Kreditkarten zur Verfügung standen, können Kunden seit Februar auch vollwertige, weltweit akzeptierte Kreditkarten erhalten. Dazu ging Pleo Kooperationen mit JP Morgan und Mastercard ein.

Wie das statistische Berichtssystem für Steuerberater (STAX) berichtet, sehen sich nur die Hälfte der Steuerberater und -kanzleien gut für die digitale Transformation gerüstet. Die größten Chancen für Kanzleien liegen in möglichen Effizienzgewinnen. Genannt werden hier sowohl die Abwicklung interner Geschäftsprozesse als auch der digitale Datenaustausch mit externen Partnern. Gerade die Automatisierung administrativer Tätigkeiten, wie sie Pleo ermöglicht, kann dabei eine zentrale Rolle spielen.

Für Moesgaard ist die Entwicklung der DATEV-Schnittstelle ein Meilenstein – sowohl für das eigene Lösungsangebot als auch für die Kunden. Wie die Country-Managerin betont, zeige dieses Beispiel, dass Pleo bereit sei, im Zuge seiner Expansionsbestrebungen auf lokale wie regionale Besonderheiten Rücksicht zu nehmen. „Wir haben uns nicht gescheut, in Deutschland Ressourcen zu investieren, um den Arbeitsalltag von Steuerberatern und Buchhaltern, aber auch eines jeden Mitarbeiters zu verbessern”, so Moesgaard. hj