RPA als Enabler der digitalen Transformation: Der Anwenderbericht der BBBank zur Almato-Lösung

RPA (Robotic Process Automation) ist hinsichtlich Compliance, Sicher­heit und Regulatorik eine ideale Ergänzung zur Umsetzung von Digitalstrategien in der Finanz­branche. Am Beispiel der BBBank lässt sich gut zeigen, wie der Einsatz von RPA auch bei sehr zeitkritischen Prozessen mit direkter Kundenauswirkung in der Praxis erfolgreich gelingt. Der Anwender-Bericht

von Stefan Welte, Senior Inhouse Consultant BBBank

Ein wichtiger Baustein der digitalen Strategie der BBBank ist der Einsatz von Robotic Process Automation (RPA). Dies ist eine Kerntechnologie, um die Automatisierung ausgewählter Prozesse voranzutreiben.

Die Vorteile der RPA-Technologie sind vor allen Dingen eine kurze Time-to-Market und rasche Amortisationszeiten. Dank RPA war es der BBBank möglich, ihre Backoffice-Prozesse schnell zu automatisieren, um so den geänderten Herausforderungen des Marktes mit der bestehenden Systemlandschaft zu entsprechen.”

Denn die Software-Roboter können ohne Probleme auf unterschiedliche Anwendungen und Systeme zugreifen, wie es ein Mensch tun würde. Die Automatisierungsquote bei den Online-Limit-Prozessen, so das Ziel der BBBank, sollte dabei bei 80 Prozent und höher liegen. Ein weiteres Ziel der BBBank war es, die Servicezeiten gegenüber den Kunden auszuweiten – auch dafür bietet sich der Einsatz von RPA an.

RPA wird nicht müde: Der Proof of Concept

Robotic Process Automation kann Anfragen 24 Stunden, sieben Tage die Woche, ohne zu ermüden und nahezu fallabschließend bearbeiten. So entlastet RPA Mitarbeiter von Routineaufgaben wie der Bearbeitung von Bestandsänderungen etwa für Kunden-Kredite oder Bonitätsprüfungen. Das hat einen doppelten Effekt: Die so entlasteten Mitarbeiter stehen verstärkt für wertige Aufgaben wie zum Beispiel Beratungsdienstleistungen zur Verfügung. Zum anderen arbeitet RPA ohne Ausnahme regelbasiert und dokumentiert zugleich jeden Schritt. Dadurch ist RPA für die stark durch die Regulatorik geprägte Finanzbranche aus Compliance und Sicherheitsgründen ideal. Deshalb entschied sich auch die BBBank für einen Proof of Concept (PoC) mit RPA. Zum Projektstart wählte das Team der Bank als ersten zu automatisierenden Prozess die Online-Limit-Änderung. Die Umsetzung übernahm der RPA-Spezialist Almato.

Dieser Online-Service versetzt den Kunden in die Lage, temporär oder dauerhaft sein Limit für Online-Überweisungen an seinen individuellen Bedarf anzupassen. Vor dem Einsatz von RPA wurde jede Änderung manuell innerhalb der regulären Bankarbeitszeiten erfasst. Das klare Regelwerk und die Strukturen machten den Prozess hinter diesem Service zum idealen Kandidaten für Automation. In den Bereichen Online-Limit Inland sowie Auslands-Limit jeweils über Onlinebanking oder App übernahm RPA die Bearbeitung der Anfragen. Mit durchschlagendem Erfolg.

In der Re­gel wer­den die An­fra­gen fall­ab­schlie­ßend be­ar­bei­tet – sprich: Die Au­to­ma­ti­sie­rungs­quo­te der über RPA ab­ge­ar­bei­te­ten Pro­zes­se liegt bei na­he­zu 100 Prozent.”

Das entlastet einerseits die Mitbearbeiter enorm, da eine manuelle Erfassung nun nicht mehr nötig ist. Andererseits verbessert der RPA-Einsatz den Service-Level, da der Service im Falle der BBBank nun täglich – auch an den Wochenenden und an Feiertagen – von 6 bis 21 Uhr Uhr zur Verfügung steht. Dabei erfolgt die Rückmeldung über die erfolgte Durchführung der Limit-Änderung oder auch der Hinweis auf eine Fehleingabe (falsche Kontonummer, unplausibles Datum) zeitnah an den Kunden.

Kriterien für die Prozess-Auswahl

Aufgrund des erfolgreichen PoC wurden schnell weitere Prozesse mit RPA automatisiert. Auf Basis von definierten Entscheidungskriterien wurden weitere Prozesse identifiziert. Die Auswahlkriterien hierfür sind unter anderem:

1. Die Daten liegen strukturiert vor.
2. Der Prozess ist standardisiert.
3. Der Prozess ist hochvolumig.

Weitere Beispiele für die automatische Abwicklung von Standardprozessen mit Software-Robotern sind die Bearbeitung von VR-Netkey Bestellungen, also den Online-Banking-Zugängen für die Kunden sowie die Aktualisierung eines vom Fremdinstitut bestätigten aktuellen Sicherheitenwertes.

Ein weiterer Benefit im Rahmen der digitalen Transformation ist die Kopplung von RPA mit mobilen Lösungen wie Apps oder Web-Interfaces. So werden die Daten direkt digital verarbeitet – und die Kombination aus intelligenten User Interfaces und RPA ermöglicht so weitere Schritte zur volldigitalen Bank der Zukunft.

Das Fazit vom Vorstand der BBBank

Prozesse werden schnell, leichter skalierbar und effizienter. RPA und die Zusammenarbeit mit Almato sind daher wichtige Eckpfeiler in der digitalen Transformation unserer Bank. “

Gabriele Kellermann, Vorstand der BBBankStefan Welte, BBBank