Schnellere Baufinanzierung per elektronischer Akte – Prozessschrittdigitalisierung in der Kredit-Vorbereitung

Aufgrund von Basel III müssen Kreditinstitute, Bausparkassen und Versicherungen heute doppelt prüfen, wem sie ein Darlehen in welcher Höhe gewähren. Der Antragsteller reicht eine Vielzahl an Unterlagen ein, um dann unter Umständen doch eine Absage zu erhalten und es bei der nächsten Bank zu probieren. Hier schaltet sich der Finanzdienstleister Starpool ein und vermittelt zwischen Baufinanzierungsmakler und mehr als 300 in Frage kommenden Produktanbietern. Den Prozess des Einsammelns von Unterlagen des Antragstellers, Prüfen auf Vollständigkeit und Weiterleiten hat Starpool jetzt digitalisiert durch den Aufbau elektronischer Kreditakten. Der Anwendungsbericht zur Lösung der DMSFactory.

von Christian Niemann, Geschäftsführer der Starpool Finanz

Zur Anbahnung von Baufinanzierungen, Bauspar- und Ratenkreditlösungen gehört bei Starpool die Suche nach dem geeigneten Produktanbieter, der für die jeweilige Finanzierungsanfrage am geeignetsten erscheint. Diesem müssen die Unterlagen eingereicht werden – wobei jeder Produktanbieter andere Vorstellungen über deren Umfang hat. Beispielsweise darüber, ob Unterlagen per Post oder E-Mail eingereicht werden sollen.

Für den Antragsteller ist dies oft ein umständlicher Prozess: Dokumente werden nachgefordert, bestimmte Papiere müssen nochmals ausgedruckt oder eingescannt und alles erneut verschickt werden.”

Vor die­sem Hin­ter­grund nimmt Star­pool die Fi­nan­zie­rungs­an­trä­ge von den Bau­fi­nan­zie­rungs­mak­lern ent­ge­gen und über­prüft sie zu­nächst auf Voll­stän­dig­keit. Bis­lang wur­den die Un­ter­la­gen sor­tiert, E-Mails wur­den aus­ge­druckt und al­les in Pa­pier­form in die Kre­dit­an­trags­ak­te ein­sor­tiert. Feh­len­de oder nicht mehr ak­tu­el­le Un­ter­la­gen muss­ten nach­ge­for­dert wer­den, was den Pro­zess noch ver­län­ger­te. Für den Ver­sand der An­trä­ge an die Kre­dit­in­sti­tu­te muss­te man die Ak­ten wie­der in die Hand neh­men und sie je nach Kre­dit­in­sti­tut per Post oder als Scan im E-Mail-Da­tei­an­hang ver­sen­den. Gab es ei­ne Ab­sa­ge und muss­te ein an­de­rer Fi­nan­zie­rer ge­fun­den wer­den, ging das Pro­ze­de­re von vor­ne los.

Nach Qualitätssicherung erhält die Bank eine entscheidungsreife Kreditakte

Durch Digitalisierung der verschiedenen Prozessschritte ist Starpool seit kurzem dabei, dieses Vorgehen erheblich zu vereinfachen.

Die Unterlagen werden zunächst so aufbereitet, dass der Starpool-Bearbeiter den an die Bank zu versendenden vollständigen Antrag inklusiver aller Unterlagen per Knopfdruck erzeugen kann.”

Zumeist hat der Makler die üblichen Daten der Selbstauskunft, die er vom Kunden erhalten hat, bereits im Vorfeld auf der Plattform EUROPACE erfasst. Starpool sortiert nun die eingereichten Unterlagen nach Vorgabe der jeweiligen Bank mit einer Erfassungssoftware und überprüft dabei, ob der Makler die Daten korrekt erfasst hat – eine Art Qualitätssicherung, damit die Bank eine entscheidungsreife Kreditakte erhält.

Liegt die Antragsakte in elektronischer Form vor, lässt sie sich wesentlich besser und einfacher handhaben: Ihre Bearbeitung ist gesteuert und nachvollziehbar und der Antrag ist als elektronische Akte von Beginn an archiviert und kann wiederverwendet werden – in dem Fall nämlich, in dem der vom Makler ausgewählte Produktanbieter nach Prüfung nicht mehr in Frage kommt und Starpool die Finanzierungsanfrage bei einem alternativen Produktanbieter platzieren muss.

Als hierfür notwendige IT-Technik implementierte ein IT-Lösungspartner bei Starpool zunächst ein Enterprise-Content-Management-System als elektronische Akte sowie eine OCR-Software für Scannen und Auslesen der Daten des zum Antrag gehörenden Dokumentenstroms.”

Als Vermittler zwischen diesen Systemen kommt eine Middleware-Software des Lösungspartners zum Einsatz.

Dokumente trennen, klassifizieren und ordnen

Ob die Unterlagen per Post eintreffen oder, wie bereits in rund 80 % der Fälle, per E-Mail oder Web-Upload in EUROPACE – zumeist sind sie meistens unsortiert und nicht in der Reihenfolge, wie sie in die Kreditakte gehören. Die Middleware holt E-Mails von einem Sammel-E-Mail-Postfach ab, vereinheitlicht das Dateiformat und leitet sie an die Erfassungs-Software weiter. Dort angekommen, wird der Seitenstrom in Dokumente aufgeteilt, nach Dokumentarten klassifiziert und die Indexinformationen werden extrahiert. Ob Einkommensnachweise, Grundbuchauszüge und Steuerunterlagen wirklich aktuell sind, erkennt die Software „intelligent“, indem sie zum Beispiel das geeignetste Datum auf dem Dokument ausliest.

Anhand der Antragsnummer im E-Mail-Betreff oder in ei­nem der Do­ku­men­te selbst ver­knüpft die Soft­ware die ein­ge­hen­den Un­ter­la­gen mit den im An­trags­ma­nage­ment­sys­tem vor­lie­gen­den Da­ten. Die Über­füh­rung der Do­ku­men­te in die elek­tro­ni­sche Ak­te er­le­digt wie­der­um die Midd­le­wa­re. Sie kon­ver­tiert sie in leicht zu hand­ha­ben­de Bild­da­tei­en, prüft, ob zu den ein­ge­gan­ge­nen Un­ter­la­gen be­reits ei­ne Ak­te vor­liegt oder ob er zu­nächst ei­ne an­le­gen muss, ar­chi­viert die Do­ku­men­te in der Ak­te und stö­ßt für neu an­ge­leg­te Ak­ten im ECM-Sys­tem ei­nen Ak­ten­work­flow an.

Kreditsachbearbeiter erhält PDF mit allen sortierten Unterlagen

Die Produktanbieter erhalten von Starpool schließlich ein PDF mit allen sortierten Unterlagen. Im ECM-System hat der Lösungspartner eine Akte mit fester Registerstruktur und weiteren Akteninformationen (Antragsnummer, Kundenname, Vermittler u.a.) eingerichtet. Dokumente sind abhängig von ihrer Dokumentenart stets einem bestimmten Register zugeordnet und tragen eigene Information wie ein Datum oder das Kennzeichen, dass sie als Original vorgelegen haben. Der Finanzierungsberater kann sie per Drag & Drop zwischen den Registern verschieben, die Dokumentart oder dessen Metadaten ändern, das Dokument teilen oder Seiten herauslösen, um ein separates Dokument daraus zu bilden.

Auch zusätzliche Dokumente kann er der Akte manuell hinzufügen. Per E-Mail wird er benachrichtigt, wenn eine Akte für ihn neu eingeht (bestimmten Vermittlern sind bestimmte Finanzierungsberater zugeordnet) oder zu einer bestehenden Akte nachträglich Unterlagen einzusortieren sind. Ein Highlight der Lösung ist, dass alle im Prozess befindlichen Akten hervorgehoben werden, wenn ein Kreditinstitut für Anträge eines bestimmten Typs eine zeitlich befristete Aktion startet und alle laufenden Akten bis zu einem bestimmten Tag abgeschlossen sein müssen. So übersieht man keine Akte mehr und kann das für den Kunden beste Angebot nutzen. Dies gilt etwa für Sonderkonditionen, die Starpool für sich, den Makler und damit auch den Endkunden realisieren kann, wenn der Antrag z.B. bis Freitag 12 Uhr bei der Bank eingereicht wurde. Aktionen, an denen Starpool teilnehmen möchte, werden im ECM-System angelegt und alle laufenden Akten, die zur Aktion passen, automatisch entsprechend markiert.

Seit Einführung wird die Lösung bei Starpool weiter optimiert. Geplant ist unter anderem auch der Einsatz in weiteren Geschäftsbereichen und an zusätzlichen Standorten von Starpool. Außerdem wird überlegt, den Prozess nach vorne zu verlagern. So könnten künftig auch die Makler die Lösung nutzen, um ebenfalls von der elektronischen Akte von Starpool zu profitieren.aj