Solarisbank berichtet: Innovation braucht gute Kom­mu­ni­ka­ti­on – so geht Wissens­austausch zwischen Teams

FinTech sein bedeutet nicht nur moderne Prozesse und IT … ein guter Teil des Erfolgs liegt in der Zusammenarbeit. Fabio Morena, Senior Productivity Manager der Solarisbank, ist für den Wissensaustausch bei der höchst erfolgreichen Neobank zuständig –und erklärt, wie die Neobank Kommunikation und Wissensaustausch über sämtliche Teams hinweg fördert. Die Solarisbank hat sich dafür eine Lösung von Atlassian und dessen Partner Kreuzwerker entschieden: Jira. Der Anwenderbericht.

von Fabio Morena, Senior Productivity Manager bei der Solarisbank

Aufgrund etablierter Banken und strenger regulatorischer Vorgaben ist die Finanzbranche im Laufe der Jahre erstarrt und bietet nur selten die Möglichkeit, innovativ zu sein und flexiblere, simplere Banking-Prozesse und -Angebote zu schaffen. Als Technologieunternehmen und Finanzdienstleister mit deutscher Vollbanklizenz versuchen wir das zu ändern: Mithilfe unserer digitalen Banking-as-a-Service-Plattform können unsere Kunden, die wir als „Partner“ bezeichnen, Finanzdienstleistungen nahtlos und unter der eigenen Marke in ihr Produktangebot integrieren, während die Solarisbank sich im Hintergrund um die technischen und regulatorischen Prozesse kümmert.

Die Solarisbank mit Sitz in Berlin wurde 2016 gegründet und konnte nach fünf Jahren bereits mehr als 650 Mitarbeiter heranwachsen. Doch ein solch schnelles Wachstum erfordert ein hohes Maß an Flexibilität und die Fähigkeit, potenzielle Probleme und Herausforderungen schnell zu identifizieren, um ihnen entgegenzuwirken, bevor sie Prozesse und das Erreichen von Geschäftszielen ausbremsen können.

Solchen Herausforderungen begegneten wir bereits nach einem Jahr.”

Sich den Herausforderungen stellen

Eine der größten Herausforderungen für uns bestand in der Tatsache, dass die Solarisbank, wie alle Finanzdienstleister auch, einer strengen Regulierung unterliegt. Neben den finanzspezifischen regulatorischen Anforderungen gelten für uns als in Europa ansässiges Unternehmen natürlich die DSGVO-Vorgaben. Wirtschaftsprüfer – und auch Investoren – verlangen eine ordnungsgemäße Dokumentation. Gleichzeitig müssen wir unseren Partnern umfassende Compliance sowie den Schutz ihrer Daten gewährleisten können. All dies ist nur schwer möglich, wenn unklare Prozesse und isolierte Systeme in den einzelnen Geschäftsbereichen vorherrschen. Vielmehr müssen allen verantwortlichen Mitarbeitern sämtliche Informationen gleichermaßen zur Verfügung stehen, damit kritische Prozesse durchgeführt und geprüft werden können.

Die IT-Landschaft der Solarisbank bestand bis dato vor allem in den Bereichen Kommunikation, Dokumentation und Development aus mehreren einzelnen, unterschiedlichen Tools.

Dadurch waren nicht nur die Mitarbeiter in ihrer Effizienz und Produktivität eingeschränkt – schließlich mussten sie auf der Suche nach für sie relevanten Daten und Informationen zwischen Anwendungen und Systemen hin und her wechseln.”

Auch der Austausch von Wissen gestaltete sich schwierig, von Transparenz ganz zu schweigen. Diese Prozesse galt es zu verknüpfen und zu vereinheitlichen. Zudem mussten wir eine Basis in Form formeller, einheitlicher Systeme schaffen, um sowohl den Customer Support als auch Projektmanagement und Produktentwicklung auf ein neues Level zu heben.

Die passenden Partner mit der richtigen Lösung finden

Zur Bewältigung der identifizierten Herausforderungen mussten wir eine Lösung finden, die wie maßgeschneidert zu unseren individuellen Anforderungen passt. Auf Grundlage der Bewertung verschiedener Lösungen, die jeweils ihre eigenen Vorteile aufwiesen, entschieden wir uns für die Produktpalette von Atlassian. Den größten Mehrwert sahen wir dabei vor allem in der übergreifenden Vernetzung von Prozessen und Geschäftsbereichen.

Im Zuge dessen suchten wir Kreuzwerker auf, einen der Solution Partner von Atlassian. Der IT-Dienstleister sollte uns bei der Implementierung der Plattformen unterstützen und uns mithilfe von Schulungen die effiziente Nutzung näherbringen. Neben der Atlassian-Plattform Confluence, die einige unserer Teams bereits nutzten, sorgte Kreuzwerker für die Implementierung von Jira Software, Jira Service Desk und Statuspage und passte die Plattformen an die Anforderungen jedes einzelnen Solarisbank-Teams an. Die besondere Sicherheits- und Compliance-Lage erforderte eine getrennte Handhabung von internen und externen Belangen – hierfür richtete Kreuzwerker separate Instanzen ein.

Jira Software und Jira Service Desk: Effizienter IT-Support

Die Prozesse im Zusammenhang mit Kundenservice, Projektmanagement und Produktentwicklung waren langsam und sehr komplex. Zur Optimierung dieser Bereiche musste demnach ein neuer digitaler Ansatz gefunden werden, von dem sowohl technische als auch nicht-technische Teams profitieren sollten. Kreuzwerker unterstützte uns bei der erfolgreichen Implementierung der geplanten Atlassian-Plattformen, mit denen auf lange Sicht die schnelle und effiziente Bereitstellung von Solarisbank-Produkten und -Services gewährleistet werden sollte.

Das IT-Team der Solarisbank setzt vor allem auf das Kollaborations-Tool Jira Software.

Mithilfe von Jira erhalten unsere Tech-Experten einen tiefgehenden, transparenten Einblick in ihre Datenumgebung und sind dadurch in der Lage, effektiv mit den Teams in der Produktentwicklung, dem Issue-Management und der Codefreigabe zusammenzuarbeiten.”

Letztere ist nun mit nur einem einzigen Mausklick umsetzbar: Jira erstellt automatisch eine Anfrage, wenn sich ein Code in der Freigabeschleife befindet. Verantwortliche IT-Mitarbeitende ziehen das Ticket einfach in eine vorgegebene Spalte und gibt dadurch den Code frei. Confluence protokolliert diesen Vorgang automatisch – die Informationen stehen dann für anstehende Audits bereit.

Darüber hinaus spielt Jira Software eine zentrale Rolle in der Bearbeitung von internen Support- und Service-Anfragen. Jedes Team kann auf ein eigenes Board zugreifen, auf dem sie im Falle eines Problems oder einer Anfrage eigenständig ein Ticket öffnen und es an die IT weiterleiten können. Die Bearbeitung von externen Anfragen gestaltet sich im Vergleich etwas komplexer. Um den Anforderungen und der Sicherheit unserer Partner zu entsprechen, nutzen wir Jira Service Desk. Sollten Anfragen Bug Fixes, Funktionsanfragen oder eine andere Form der Dokumentation erfordern, können Mitarbeiter die entsprechenden Tickets mit Jira Software und Confluence verknüpfen, wodurch sie schnell zwischen Anwendungen wechseln und gemeinsam an der Lösung des Problems arbeiten können.

Statuspage: Effektives Incident-Management

Selbstverständlich steht IT-Sicherheit bei uns an erster Stelle:

Um unser Incident- und Wartungsmanagement zu verbessern, setzen wir bei der Solarisbank auf Statuspage.”

Sobald geplante Wartungsarbeiten immer näher rücken oder das System einen akuten sicherheitsrelevanten Vorfall identifiziert, erhält Statuspage automatisch ein Update mit allen relevanten Informationen. Dabei profitiert nicht nur unser internes IT-Team in Form einer schnelleren Problemlösung und Ursachen finden. Partner erhalten zum Beispiel automatisch ein Status-Update zu möglichen Störungen.

Confluence: Zentralisierte Dokumentation

Bevor wir das Projekt starteten, konnten einige Mitarbeiter vorab bereits erste Erfahrungen mit Confluence sammeln. Für uns und Kreuzwerker war demnach der nächste Schritt, die Plattform unternehmensweit auszurollen und als Single Point of Truth für sämtliche Teams einzusetzen – das heißt: Sobald sich beispielsweise Informationen, beziehungsweise Datensätze, unserer Partner ändern oder neue Mitarbeiter eingestellt werden, ist Confluence die allererste Anlaufstelle. Hier erhalten die Kollegen Einsicht in relevante Dokumentationen und Inhalte. Das Team verbringt viel Zeit in Confluence, denn die Plattform verschafft ihnen die notwendige Transparenz über die für sie relevanten Informationen. Der ständige Kontextwechsel gehört somit der Vergangenheit an.

Nicht nur interne Teams profitieren von der Confluence-Plattform: Als Finanzdienstleister sind wir dazu verpflichtet, sämtliche Aufzeichnungen über aktuelle Änderungen an Services und Produkten offenzulegen und Wirtschaftsprüfern zur Verfügung zu stellen. Durch die zentralisierte, dynamische Dokumentation erhalten auch externe Schlüsselpersonen eine unkomplizierte, schnelle Übersicht über kritische Informationen.

Auch nicht-technische Teams nutzen Jira Software

Als unsere nicht-technischen Teams sahen, wie sehr die IT-Abteilung von Jira Software profitierte, fragten auch sie die Implementierung der Plattformen in ihren jeweiligen Geschäftsbereichen an.”

So verfügen nun unter anderem der Bereich People and Organization (P&O) sowie unsere Personalabteilung über Jira Software: P&O nutzt die Lösung für das Projektmanagement sowie zur übersichtlichen Verfolgung täglich anfallender Aufgaben; die Personalabteilung setzt im Rahmen des Onboardings sowie der Bearbeitung von Zahlungs- und Entschädigungsanträgen auf Jira.

Fazit

Die Solarisbank stellte sich den anfänglichen Herausforderungen und ist nun um eine zentralisierte Kommunikation und Kollaboration reicher. Nach der Zusammenarbeit mit IT-Dienstleister und Atlassian-Partner Kreuzwerker und der Implementierung der Kollaborationstools von Atlassian profitierten wir bei der Solarisbank von effizienteren und standardisierten Abläufen kritischer Prozesse und Systeme. Kreuzwerker war in der Lage, diese an unsere individuellen Bedürfnisse anzupassen.

Dabei zog nicht nur jedes einzelne Team Mehrwert aus den Optimierungsmaßnahmen – unsere Teams sind nun wesentlich besser aufeinander abgestimmt.

Über das gesamte Unternehmen hinweg können wir eine Verbesserung hinsichtlich der Prozessdurchführungsgeschwindigkeit, der Transparenz und des Wissensaustauschs erkennen, wodurch wir bis heute schneller und skalierbarer wachsen konnten.”

Fabio Morena, Solarisbank