Sparda-Bank Berlin Mitarbeiter-App: „HALLO. Wir sind anders.“ – auch bei der internen Kommunikation

In Zeiten der Digitalisierung ändern sich nicht nur die Erwartungen der Kunden an eine Bank, sondern auch die Erwartungen der Angestellten an ihren Arbeitgeber, auch bei der Sparda-Bank Berlin. Transparenz und kurze Kommunikationswege sind zwei wichtige Faktoren, um eine effiziente Kommunikation innerhalb des gesamten Unternehmens sicherzustellen. Doch wie schafft man diesen Rahmen bei über 700 Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen, die zwischen Ostsee und Erzgebirge verteilt sind?

von Nancy Mönch, Leiterin Unter­ne­hmens­komm­uni­ka­tion Sparda-Bank Berlin

August 2016 stellte sich die Sparda-Bank Berlin (Website)dieser Herausforderung. Zu diesem Zeitpunkt war das Hauptmedium für unseren internen Austausch die klassische E-Mail.

E-Mail ist zwar ein relativ schneller Kommunikationsweg, hat jedoch den Nachteil, dass Informationen in Postfächern versickern und Mitarbeiter, die sich gerade außer Haus befinden, von wichtigen Informationen abgeschnitten sind. Diesen Status quo galt es zu verändern.

Wir entschieden uns bewusst gegen eine traditionelle gedruckte Mitarbeiterzeitung. Printprodukte dieser Art schaffen zwar ein Gefühl von Transparenz, jedoch sind sie langsam und kostenintensiv.”

Für uns war daher sofort klar, dass wir eine zeitgemäße Lösung brauchen, die auch zu unserem Image passt. Schnell kamen wir auf die Idee einer Mitarbeiter-App.

Alle Abteilungen an der Planung beteiligt

Von Beginn an waren die Abteilungen für Kommunikation, IT und Personal sowie der Betriebsrat an der Planung und Konzeption der App beteiligt, sodass Bedenken gemeinsam diskutiert und aus dem Weg geräumt werden konnten.

Unsere Herausforderung: Die Umsetzung und Einführung unserer App sollte möglichst zeitnah erfolgen. Eine Eigenentwicklung schied daher von vornherein aus.”

Bei der Recherche nach einer geeigneten Lösung stießen wir auf das Start-up Staffbase, das mobile Kommunikationskanäle nach dem Baukasten-Prinzip anbietet. Durch die Zusammenarbeit mit dem jungen Team konnten wir zügig mit der Umsetzung unserer Idee beginnen.

Implementierung von HALLO#intern

Die größten Herausforderungen der ersten Projektphase waren Auflagen, die bei der Einführung eines modernen Kommunikationsmediums zu erfüllen sind. Die Gewährleistung der Informationssicherheit und die strengen Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes verlangten uns viel Energie ab. So mussten wir durch eine umfassende Berechtigungsmatrix klären, welche Benutzerrollen und -rechte notwendig und wie diese zu verteilen sind. Außerdem musste sichergestellt werden, dass Staffbase über ein entsprechendes IT-Sicherheitskonzept verfügt.

Insgesamt benötigten wir sechs Monate für den gesamten Entwicklungsprozess der Mitarbeiter-App. Ohne die bürokratischen Herausforderungen wäre die Umsetzung mit hoher Wahrscheinlichkeit schneller gelungen.”

Nichtsdestotrotz konnten wir am Valentinstag dieses Jahres unsere Mitarbeiter-App, HALLO#intern, sozusagen als “Liebeserklärung” an unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im gesamten Unternehmen ausrollen.

Hohe Akzeptanz bei Mitarbeitern

Bisher nut­zen wir HALLO#in­tern als in­teraktive und digi­tale Mit­arbeiterzei­tung. Im Ver­gleich zum gedruck­ten Pen­dant ist die digi­tale Aus­gabe nicht nur kos­tenspa­ren­der, sondern auch topaktuell.”

Infos und Unternehmensnachrichten erscheinen dann, wenn sie auch aktuell relevant sind. Die Informationen für unserer Mitarbeiter sind in sechs Rubriken unterteilt: allgemeine Unternehmensnachrichten, Nachrichten vom Vorstand, Informationen des Betriebsrates, Presseschau, “Kurz & Knapp” und “Bilder sagen mehr”.

Darüber hinaus haben wir ein schwarzes Brett integriert und erste Umfragen durchgeführt, beispielsweise über neue Motive für unsere Gratispostkarten.

Durch ein strukturiertes Dashboard kann das Team aus abteilungsübergreifenden Redakteuren schnell alle relevanten Themen aufbereiten und auch mittels Push-Benachrichtigung die Kollegen informieren. Nicht nur das Werkzeug für die Redaktion überzeugt: HALLO#intern ist — dank eines schlanken Designs — selbsterklärend und anwenderfreundlich sowie auf allen bei uns eingesetzten Geräten verfügbar: Android Smartphones/Tablets, iPhones/iPads und auch auf dem Desktop als WebApp, was die Akzeptanz zusätzlich erhöht.

Vom Vorstand bis zur Filialmitarbeiterin nutzen alle die Anwendung und fünf Monate nach Einführung beträgt die Nutzerquote 85 Prozent. 62 Prozent davon lesen HALLO#intern täglich. Die Interaktionsquote liegt bei 12 Prozent.”

Es gibt bereits Wünsche unserer Kollegen nach weiteren Funktionen, wie beispielsweise einem Messenger-Service, um sich auch untereinander und vor allem über sichere Server austauschen zu können. Aber auch andere Features stehen bereits auf unserer Liste, die wir peu à peu ausrollen möchten.

Fazit: Nerv getroffen – so geht Digitalisierung

Unsere Mitarbeiter-App der Sparda-Bank Berlin hat als digitale Mitarbeiterzeitung genau den richtigen Nerv getroffen und erfüllt den Anspruch der Belegschaft an Transparenz, Professionalität, Interaktion und Nähe. Durch die frühzeitige Einbindung aller relevanten Abteilungen ist die Akzeptanz sehr hoch.

Durch HALLO#intern haben wir einen Kanal geschaffen, der zum Austausch unter den Kollegen einlädt, im Vergleich zur gedruckten Mitarbeiterzeitung deutlich wirtschaftlicher sowie aktueller ist und darüber hinaus auch Spaß macht.”

aj