Union Investment: Individuelles Vergütungs­management in SAP ECM Standard überführen

Die Einführung eines Enterprise Compensation Managements (ECM) ist aufgrund der hohen regulatorischen und datensicherheitsrelevanten Anforderungen an die Vergütung für viele Unter­nehmen ein heikles Unterfangen – ins­be­son­dere dann, wenn bereits vorhandene Tools zur Be­rech­nung von spezifischen Vergütungselementen mit überführt werden müssen. Die Fondsgesellschaft Union Investment hat sich für SAP ECM ent­schie­den. Die Anwendungsgeschichte von Michael Scheffler, Geschäftsführer projekt0708.

von Michael Scheffler, Geschäftsführer projekt0708

Die Vergütungsplanung führte Union Investment bislang außerhalb des im Einsatz befindlichen SAP ERP Human Capital Management Systems durch. Die rund 350 Führungskräfte verwendeten hierzu zwar die in SAP vorliegenden Basisdaten, diese wurden allerdings mit spezifischen Tools aufbereitet, um die Planung durchzuführen. Anschließend wurden die Daten per Schnittstelle wieder in das SAP HCM-System überführt und in die Gehaltsabrechnung übergeleitet. “Zum Einen möchten wir zukünftig Medienbrüche vermeiden, zum Anderen erfordern die komplexen regulatorischen Anforderungen an die Vergütungssysteme eine vollständige, systemseitige Abbildung sämtlicher Vergütungsprozesse”, erklärt Daniel Seidler, Gruppenleiter Personalcontrolling & Compensation bei Union Investment und Projektleiter für das ECM-Projekt.

Daher war unser primäres Ziel, sowohl die Prozessstabilität als auch die Usability für den Anwender, also unsere Führungskräfte, deutlich zu erhöhen.”

Daniel Seidler, Gruppenleiter Personalcontrolling & Compensation bei Union Investment

ECM-Modul von SAP

Die Herausforderung bestand für Union Investment nun darin, die bereits vorhandene Vergütungssystematik in den SAP-Standard zu integrieren. Das galt sowohl für die etablierten Prozesse bei der Vergütungsplanung als auch für die bisher genutzten Planungstools. Ein Beispiel hierfür ist ein Calculator, den die Fondsgesellschaft für die Berechnung der variablen Gehaltsbestandteile einsetzt. Der Calculator wurde speziell für die Anforderungen der Union Investment entwickelt. Um ihn auch weiterhin im neuen SAP ECM nutzen zu können, musste das komplexe Programm neu konzipiert werden.

Union Investment hat sich ganz bewusst für ECM, die Lösung der SAP-HCM Suite, entschieden. Im Vorfeld des Projekts analysierte die Fondsgesellschaft ergebnisoffen, welche Lösungen der Markt in diesem Bereich bietet. “Wir fanden lediglich spezialisierte Insellösungen, die für unsere Anforderungen nicht in Frage kamen”, fasst Cornelius Fleiner, IT-Projektleiter ECM bei Union Investment, die Ergebnisse der Marktanalyse zusammen. Die Alternative wäre ein integratives, non-SAP-ERP-System gewesen, doch dafür hätte die IT entsprechende Schnittstellen nach SAP entwickeln müssen. “Aus technischer und betriebswirtschaftlicher Sicht hätte das überhaupt keinen Sinn ergeben”, sagt Fleiner.

Anwender frühzeitig einbinden

Als IT-Dienstleister wählte die Fondsgesellschaft in einem mehrstufigen Auswahlverfahren projekt0708 aus Garching bei München aus. Der Spezialist für Talent Management und Optimierung von HR-Prozessen bereitete die ECM-Einführung mit dem IT- und Personalbereich von Union Investment zunächst vor. Als besonderer Erfolgsfaktor dieses Projekts erwies sich die Durchführung zweier User Acceptance Tests, in denen ausgewählte Führungskräfte im oberen Management die Anwendung testen und ihr Feedback abgeben konnten. “Es war uns wichtig, die Führungskräfte so früh wie möglich einzubinden, um schon frühzeitig ein Maximum an Akzeptanz bei den zukünftigen Anwendern zu erreichen”, erklärt Projektleiter Daniel Seidler.

Das Feedback aus den Tests floss direkt in die anschließende Implementierung ein. “Ein derartiges Vorgehen ist für so ein Projekt schon unüblich”, ergänzt Dirk Jäckel, ebenfalls Geschäftsführer von projekt0708. “Solche iterativen Elemente kann ich für derartige Projekte nur empfehlen”, fügt er hinzu. Jäckel verantwortet die ECM-Einführung bei Union Investment auf Seiten von projekt0708.

Vielfältige Vorteile für Führungskräfte bei der Anwendung

Anfang November ging die erste Leistungsstufe der SAP-ECM-Lösung in Betrieb. Auch dank der frühen Einbindung der Anwender in das Projekt verlief die Einführung reibungslos. Seidler berichtet zufrieden: „Eine erfolgreiche Einführung des ECM-Projektes bestätigt sich darin, dass wir nach dem Rollout  weder von den Anwendern noch im Nachgang von den Vergütungsempfängern viele Nachfragen erhalten.“ Um das zu erreichen, wurde die neue Anwendung im Rahmen einer Roadshow an den verschiedenen Standorten vorgestellt. Außerdem wurde ein Erklärfilm produziert, indem die Anwendung in 100 Sekunden vorgestellt wird.

In der Leistungsstufe 2 wurde für die Fondsgesellschaft zusammen mit projekt0708 die komplexe Berechnung des Risktaker-Bonus’ ins SAP ECM integriert, um manuelle Datenbearbeitungsprozesse zu reduzieren und damit  den regulatorischen Anforderungen an Vergütungssysteme gerecht zu werden.

Die Kernelemente des ECM-Systems bei Union Investment sind:
1. Flexibler Delegationsprozess bei der Festlegung der planenden Führungskräfte
2. Transparente Statusübersicht des Prozesses inkl. Darstellung der kumulierten Planungswerte für jede Führungskraft
3. Einfache Eingabemasken mit klaren Strukturen
4. Verschieden auswählbare Sichtweisen mit unterschiedlichem Detailierungsgrad während der Planungsphase
5. Ganzjährige Transparenz der Vergütungsdaten für Führungskräfte in Echtzeit
6. Sicherer Datentransport von der Planung über die Korrespondenz bis zur Gehaltsabrechnung
7. Systemgestützte Berechnung und Auszahlung von komplexen Bonus- und Entgeltsystemen

Mit SAP ECM erreicht Union Investment eine verbesserte Prozessstabilität sowie eine SAP-integrierte, vollumfängliche Abbildung der Vergütungsprozesse. Ein weiteres Ergebnis der Einführung des Vergütungsmanagements ist eine gesteigerte Transparenz des Gesamtprozesses für die Entscheidungsträger, einhergehend mit einer deutlich verbesserten Usability. Dies bedeutet eine neue Qualität bei der Steuerung von Vergütungsdaten sowohl für die Führungskräfte als auch für die Verantwortlichen im Personalbereich.aj