Zukunft der Zusammenarbeit: Trotz E-Mail-Überlastung und digitaler Zerstreuung den Fokus bewahren

Die Finanzbranche steht derzeit vor einigen Herausforderungen – vom schwindenden Vertrauen der Anleger bis hin zur destabilisierten Weltwirtschaft. Umso wichtiger ist es für die beteiligten Unternehmen, ihre internen Prozesse zu optimieren und sich so effizient und zukunftsfähig aufzustellen. An die Prinzipien des Web 2.0 angelehnte Lösungen helfen hierbei und bilden die Grundlage für die Entwicklung zu einem sogenannten Social Business mit dem Ziel einer offenen und hierarchiefreien Kommunikation innerhalb eines Unternehmens. Wie das mittels einer Social-Business-Lösung von IBM gelingen kann, zeigt das Beispiel Ostdeutscher Sparkassenverband (OSV).

von Dr. Thomas Zeizel, Business Unit Executive IBM Social Unit DACH

Die digitale Transformation stellt hohe Anforderungen an Mitarbeiter wie auch Manager: Laut einer Studie von Basex fühlten sich 94 Prozent der befragten Mitarbeiter schon einmal mit Informationen bis an die Kapazitätsgrenze überflutet. Burn-out und Schwierigkeiten, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, sind die Folgen. Was die Menschen in dieser Situation brauchen, ist ein auf ihre individuellen Bedürfnisse konzipierter Arbeitsplatz, der ihnen hilft, sich einfacher auszutauschen, Aufgaben zu priorisieren und den Überblick zu bewahren. Kommunikationen wird so deutlich offener und befreit sich von unnötigen Hierarchien. 

Ostdeutsche Sparkassenverband: Mehr nähe zu den Mitgliedern

Der OSV vertritt die Interessen von 45 Mitgliedssparkassen in vier Bundesländern. Die Aufgaben der rund 250 Mitarbeiter umfassen unter anderem Interessenvertretung und Wirtschaftsprüfung, die Beratung in betriebswirtschaftlichen und steuerlichen Fragen sowie die Weiterbildung im Rahmen der hauseigenen Akademie.

Um sich stärker zu positionieren, wollte der OSV mehr Nähe zu den Sparkassen, eine stärkere Vernetzung mit Geschäftspartner und ein besseres Wissensmanagement aufbauen. Grundlage sollten innovative Werkzeuge für eine offene und transparente Kommunikation im Verband und über seine Grenzen hinaus sein. Die Verantwortlichen entschieden sich für die Einführung von IBM Connections. Zusammen mit dem IBM-Partner Kluge Consulting schuf das Unternehmen OSV-Connect als einen zentralen Platz, an dem sich Mitarbeiter informieren, zusammenarbeiten und Inhalte teilen können – auch mit externen Partnern, beispielsweise aus den angeschlossenen Sparkassen und der Sparkassenakademie.

Statt E-Mails mit Anhängen an große Gruppen zu schicken, werden Informationen nun für alle Mitarbeiter zugänglich im System abgelegt. Dort können sich Interessierte über Updates informiert und Kommentare einfügen und Dokumente gleich im System bearbeiten. Dadurch gibt es von jedem Dokument nur eine Version, die immer auf dem aktuellsten Stand ist und deren Änderungen nachverfolgt werden können. Wissen wird so in Blogs und Wikis konserviert und transparent geteilt, und zusätzlich ist der schnelle Austausch per Chat ist über IBM Sametime möglich.

Kulturellen Wandel begleiten – Arbeitsweise verändern

Auch wenn das Potenzial der Technologie erkennbar ist, erfordert ihre konsequente Nutzung eine grundlegende Veränderung der Kommunikationskultur und damit der Arbeitsweise. Wenn Wissen mit dem gesamten Unternehmen geteilt wird, muss der einzelne Mitarbeiter zum Beispiel andere Wege finden, um sich zu profilieren. Gerade bei älteren Mitarbeitern, die nicht mit Social Media aufgewachsen sind, kann außerdem generelle Skepsis gegenüber solchen Lösungen vorhanden sein. Daher ist es für eine erfolgreiche Einführung wichtig, dass das Management mit gutem Beispiel vorangeht und der Nutzen der Lösung von Anfang an klar erkennbar ist. Beim OSV war das Projektteam deshalb fachbereichsübergreifend besetzt und erarbeitete in Workshops gemeinsam konkrete Anwendungsfälle für das neue Unternehmensnetzwerk. Der Verbandsgeschäftsführer Wolfgang Zender und der Geschäftsführende Präsident Dr. Michael Ermrich pflegen einen eigenen Blog, in dem zu aktuellen Themen Stellung genommen wird. Dass dies der richtige Weg war, zeigen die Nutzerzahlen: Mittlerweile verwenden rund 400 Nutzer die IBM-Lösung, die Themen der Communities reichen von spezifischer Gremienarbeit für einen kleinen Interessentenkreis bis hin zu Freizeitangeboten für alle Mitarbeiter.aj