Whitepaper von Lünendonk und KPMG: Sicheres Management zwischen KI und Automatisierung

Die Digitalisierung ist im Alltag der Unternehmen angekommen – egal welche Branche oder Unternehmensgröße. Zahlreiche Verwaltungs- und Geschäftsprozesse lassen sich inzwischen digitalisieren und in ihren Workflows automatisieren. Das alles führt zu einer Reduzierung im Aufwand, zu kürzeren Bearbeitungszeiten, höherer Qualität und niedrigeren Kosten – etwa mit Hilfe von Robot Process Automation (RPA) und dem Einsatz künstlicher Intelligenz (KI). Doch neben den wachsenden Vorteilen der digitalen Revolution erhöhen sich die Anforderungen an die Unternehmen, Sicherheit und Compliance in der Digitalisierung zu kontrollieren und zu gewährleisten, wie ein Lünendonk-Whitepaper zeigt.

Mit dieser Herausforderung und konkreten Bewältigungsstrategien beschäftigt sich das aktuelle Whitepaper von Lünendonk & Hossenfelder aus Mindelheim, das in Zusammenarbeit mit der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG entstand. Unter dem Titel „Sicheres Management: Vom Outsourcing zur Automatisierung – Compliance in der digitalen Revolution neu definieren“ zeigen Analysten und Unternehmenspraktiker den aktuellen Status sowie die neuen Handlungsfelder auf.

Nach mehr als drei Jahrzehnten erfolgreicher Outsourcing-Praxis und dem Einsatz von Shared Service Centern eröffnen sich den Unternehmen mit den neuen Möglichkeiten der Automatisierung und Digitalisierung nun weitere vielfältige Organisationsoptionen. Die Verantwortlichen in den Unternehmen können auf der Basis und mit Hilfe von RPA und anderen Automatisierungsstrategien Effizienzpotenziale erschließen, dem Fachkräftemangel begegnen und Kosten reduzieren. Gleichzeitig sind dafür aber auch anders qualifizierte Fachkräfte und zunächst einmal Investitionen in die neuen Technologien und eine moderne und möglichst standardisierte IT-Landschaft erforderlich. Hinzu kommt ein Wandel hin zur IT, der sämtliche operativen Unternehmenseinheiten betrifft. Zudem bleibt stets die nun noch wachsende Herausforderung an Sicherheit und Compliance, also die Gewährleistung eines sicheren Managements.

Sichere und nachvollziehbare Automatisierung

„Dabei ist Outsourcing durchaus mit Hürden verbunden, weil sich hieraus neue Risiken ergeben, die es zu managen gilt“, erläutert Jonas Lünendonk, Geschäftsführer von Lünendonk, die Situation.

Sicherheit in Outsourcing und Digitalisierung muss Chefthema im Prüfungsausschuss und Aufsichtsrat sein, denn Digitalisierungs-Tools wie RPA, Künstliche Intelligenz oder Machine Learning verlangen eigenständige Governance- und Risikoanalysen.“

Thomas Kern, Partner für Shared Service und Outsourcing Assurance bei KPMG

Das bedeutet auch, dass Unternehmen für die Entwicklung von Automatisierungslösungen einheitliche Vorgehensmodelle erarbeiten und interne Kontrollsysteme entwickeln müssen, die einerseits Sicherheit gewährleisten und andererseits auch eine Evaluierung und aktive Kontrolle der Risiken zulassen. Ohne dieses stringente Vorgehen können sich für Unternehmen und Aufsichtsorgane unkalkulierbare Risiken ergeben. Zudem steigt der Aufwand in der Abschlussprüfung, etwa wenn sich der Prüfer bei den eingesetzten Automatisierungslösungen nicht auf ein einheitliches internes Kontrollsystem und Vorgehensmodell verlassen kann. Um dabei die erforderliche Sicherheit und Korrektheit zu gewährleisten, sind periodisch Überprüfungen des Verarbeitungsprozesses und der Algorithmen auf Korrektheit durchzuführen.

Mehrstufiges Outsourcing für Compliance

Digitalisierte Geschäftsprozesse bieten das Potenzial, diese an nahezu jedem Ort der Welt durch Outsourcing-Partner bearbeiten zu lassen und damit Lohnkostenvorteile zu erzielen. Unternehmen und Management auf Seiten des Auftraggebers sollten sich aber darüber im Klaren sein, dass mit der Auslagerung nicht die Haftung für den Gesamtprozess erlischt. Vielmehr ist durch geeignete Maßnahmen, Kennzahlen und vernünftige Kontrollen sicherzustellen, dass Risiken und der richtige Umgang mit Daten – etwa von Kunden, Mitarbeitern und Lieferanten – beachtet werden.

Hinzu kommt, dass durch den Einsatz von (Multi-)Cloud-Technologien beim Outsourcing-Partner weitere Sub-Unternehmen involviert sind und damit die Fragmentierung und Modularisierung der ausgelagerten Prozesse zunimmt. Auch ergeben sich hieraus Herausforderungen im Hinblick auf Datenschutz und Privatsphäre und die Datenhoheit und –souveränität erfährt eine ernste Herausforderung. Unternehmen müssen hier darauf achten, dass die gleichen Compliance-Anforderungen auch bei Sub-Unternehmen sichergestellt sind und kontinuierlich überwacht werden. Risikomanagementsysteme und interne Kontrollsysteme müssen diesen hohen Anforderungen heute gerecht werden, damit Prüfungsausschuss und Aufsichtsrat den Überblick behalten können.

Digitalisierung und Outsourcing bieten große Chancen für Unternehmen, aber ein strukturiertes und nachvollziehbares Vorgehen und geeignete Risikomanagementsysteme sind unerlässlich, da die Digitalisierung ansonsten zum riskanten Blindflug wird.“

Thomas Kern, Partner für Shared Service und Outsourcing Assurance bei KPMG

Das Whitepaper „Sicheres Management: Vom Outsourcing zur Automatisierung“ steht ab sofort zum kostenlosen Download ohne Angabe der Kontaktdaten bereit .tw